Офіційний лист. Акт

Урок № 15

ЗВ’ЯЗНЕ МОВЛЕННЯ

Тема. Офіційний лист. Акт

Мета: ознайомити із призначенням та формою вказаних ділових паперів, навчати складати їх за зразком.

Обладнання: зразки ділових паперів.

ХІД УРОКУ

I. Повідомлення мети і завдань уроку.

II. Вивчення нового матеріалу.

V Пояснення вчителя1.

Найпоширенішою формою обміну інформацією між організаціями, установами, фірмами є офіційні (ділові, службові) листи. У практиці ділового спілкування поширені такі їх види: інформаційні, рекламні, листи-запрошення,

супровідні, листи повідомлення, листи-підтвердження, листи-нагадування, гарантійні, ініціативні, листи-відповіді, листи-прохання та ін.

Мета ділового листування – поінформувати, пояснити, впевнити або спонукати до дії. Традиційно текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, обставини, події, що спричинили написання листа, або посилаються на певні нормативні чи інструктивні матеріали. В основній частині тексту листа викладають його суть у формі

пропозиції, зауваження, відмови, гарантії, висновків тощо. Проте нині через невпинне зростання потоку інформації рекомендується починати текст листа із основної частини, а докази й підстави викладати нижче. Службові листи, що стосуються нескладних питань, що вже були обговорені, можуть містити лише основну частину (наприклад: “Просимо надати спортивний зал для проведення районних змагань із волейболу” або “Згоду надати актовий зал для оформлення фотовиставки просимо підтвердити факсом”).

Текст службового листа повинен розкривати тільки одне” питання, що спрощує реєстрацію листів і контроль за їх проходженням. Якщо лист містить кілька пропозицій (запитань, нагадувань тощо), що контролюються різними відділами, доводиться робити копії.

Реквізити службового листа такі: дата (день підписання ділового папера, зазначається у відповідній графі бланка), індекс, посилання на індекс і дату вхідного ділового папера (у листах-відповідях), посада та прізвище адресата і його адреса, заголовок до тексту (якщо обсяг тексту невеликий, заголовка може й не бути), текст, позначка про наявність додатка (якщо є), підпис, відбиток печатки (у разі потреби), прізвище виконавця та номер його телефону, позначка про виконання зазначеного в документі й направлення документа до справи (оформляють від руки після виконання), позначка про перенесення даних на машинний носій. Якщо службовий лист надсилають за межі України, доцільно підготувати його на двомовному бланку.

Виклад змісту службового листа має бути лаконічним, логічним, послідовним і коректним. Факти й аргументи слід висвітлювати об’єктивно, стисло, але повно. У текстах офіційних листів вживаються такі мовні кліше (характерні, усталені вислови): керуючись Постановою Кабінету Міністрів України…; беручи до уваги…; у зв’язку з…; відповідно до…; враховуючи…; незважаючи на…; вивчивши Ваші пропозиції…, розглянувши Ваші зауваження…; уважно ознайомившись з аргументами…; ям відомо…; ймовірно…; просимо… .

V Робота зі зразками текстів офіційних листів.

ІНФОРМАЦІЙНИЙ ЛИСТ2

Завідуючим районними

Відділами народної освіти

20 квітня 2012 р. Київський геологорозвідувальний технікум проводить день відкритих дверей.

Адреса технікуму: м. Київ, вул. Анрі Барбюса, 9. Телефон для довідок: 268-5355.

СУПРОВІДНИЙ ЛИСТ

Ректору Київського національного

Університету ім. Т. Шевченка

Надсилаємо для обговорення проект “Положення про премію Дитячого фонду України”.

Відгуки та пропозиції просимо надсилати до 10. 12. 2102 р. за адресою: Хрещатик, 34, Дитячий фонд України.

Телефон для довідок: 229-85-92.

ЛИСТ-ЗАПРОШЕННЯ

Директору Державного

Комунального підприємства “Інтер’єр”,

Київ-153, просп. Лісний, 39-а

15 грудня 2012 р. у ДКП “Силует” (за адресою: вул. Олени Теліги, 21) відбудеться нарада керівників державних комунальних підприємств м. Києва.

Запрошуємо Вас узяти участь у нараді.

Директор ДКП (підпис) П. І. Сидоренко

IV. Виконання вправ на закріплення вивченого.

V Робота біля дошки.

Скориставшись зразками та самостійно визначивши адресанта та адресата, скласти один із таких офіційних листів:

Лист-запрошення приєднатися до вже оформленої та оплаченої екскурсії до м. Канева (відвідання музею та могили Т. Г. Шевченка) у березні 2002 р. одинадцятикласникам сусідньої школи;

Супроводжувальний, лист про повернення рекламних зразків фотоальбомів випускника середньої школи;

Ініціативний лист із пропозицією до одинадцятикласників надавати посильну допомогу у догляді за інвалідами похилого віку, що мешкають у притулку для старих.

Словник.

Адресант – той, хто надсилає кому-небудь лист, телеграму тощо. Адресат – одержувач листа, телеграми, посилки тощо.

IV. Вивчення нового матеріалу.

V Пояснення вчителя.

Акт – службовий документ, який засвідчує якийсь факт і складається на підставі обстеження або в присутності свідків. Акти складаються спеціально призначеними комісіями або спеціально уповноваженою особою (інспектором, ревізором).

Акт може стати підсумком ревізії, засвідчити прийом чи передачу засобів виробництва при прийнятті на роботу або звільненні працівника. Акти складаються у процесі інвентаризації, засвідчують наслідки нещасних випадків тощо.

Акт може бути підставою для видання дирекцією установи або організації відповідних розпоряджень. В акті обов’язково фіксується дата його складання. Осіб, про яких ідеться в акті, ознайомлюють із його змістом під розписку.

Текст акта складається з двох частин: вступної (будується за схемою: складено комісією у складі…) та констатувальної (тут викладають мету, завдання, суть та характер проведеної комісією роботи, зазначають документи, на підставі яких ця робота проводилася, фіксують установлені факти. У разі потреби роблять висновки та вносять пропозиції).

Обов’язковими для акта є такі реквізити; назва виду документа (АКТ); дата; індекс; місце складання; підстава; текст; позначка про наявність додатка (якщо він є); підпис (спочатку – Голова, з розшифруванням підпису голови комісії, нижче, через два інтервали – члени комісії (прізвища записуються в алфавітному порядку в стовпчик) із розшифруванням підписів.

Акти оформляють на трафаретних бланках або на чистих аркушах.

V Робота зі зразками текстів актів3.

_______._____________ 2012 р.

АКТ

Ліквідації спрацьованого інвентарю

Підстава: наказ ________ від _____________________ 2002 р.

Складено комісією:

Голова: заступник директора школи з господарчо-адміністративної роботи Костюк Г. С.

Члени комісії: 1. Учитель Підгорна О. П.

2. Учитель Присяжнюк Т. В.

3. Медсестра Срезневська Л. І.

4. Техпрацівник Яковенко М. К.

У період із 10. 11. 2012 р. до 12. 11. 2012 р. комісія провела обстеження щодо визначення рівня практичної придатності названого далі майна і дійшла висновку, що в результаті тривалої експлуатації воно стало непридатним і підлягає списанню.

№ з/п

Інвентарний номер

Найменування описуваного інвентарю

Рік уведення в дію

Вартість (грн.)

Номер рахунку

1

132004

Стілець

I960

5

85

2

132008

Шафа книжкова

1962

15

89

3

Голова комісії (підпис) Г. С. Костюк

Члени комісії (підпис) О. П. Підгорна

(підпис) Т. В. Присяжнюк

(підпис) Л. І. Срезневська

(підпис) М. К. Яковенко

V. Виконання вправ на закріплення вивченого.

V Робота біля дошки.

Скориставшись зразком, скласти акт про списання наявних у кабінеті мови та літератури морально застарілих технічних засобів навчання.

VI. Підведення підсумків уроку.

VII. Домашнє завдання.

Скласти текст офіційного листа будь-якого характеру (рекламного, запрошення, повідомлення, підтвердження, супровідного, гарантійного тощо), який міг би бути надісланий адміністрацією школи.

______________________________________________________

1 Див.: Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. К.: Либідь, 1998; Дороніна М. С. Культура спілкування ділових людей: Посібник для студентів гуманітарних факультетів вищих навчальних закладів. К.: Видавничий дім “КМ Academia”, 1997.

2 Різновидом інформаційного листа є рекламний лист, що містить більш детальний опис товарів чи послуг і надсилається конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим.

3 Див.: Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1993.




Офіційний лист. Акт