Основні правила оформлювання документів

Тема 2. Особливості української орфографії у професійному мовленні та її значення для правильного оформлення ділових паперів

9. Основні правила оформлювання документів

Назва організації відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статусі.

Назва виду документа – обов’язковий реквізит будь-якого документа, крім листів. Назва є на бланку або вдруковується угорі ліворуч. Залежно від виду документа визначається перелік необхідних

для його оформлювання реквізитів, побудова тексту й ступінь обов’язковості виконання його положень.

Для здійснення розрахунково-грошових операцій у бланках вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Наприклад: Розрахунковий рахунок № 3467059

В Києво-Святошинському УСБ м. Києва

МФО 322034.

Іще одним обов’язковим реквізитом усіх документів є дата. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються

днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ.

До складу дати входять число, місяць і рік, які проставляються в одному рядку арабськими цифрами

Наприклад: 12.07.2004 (тобто 12 липня 2004 р.).

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 11 червня 2004 р. Дату документа ставлять нижче його назви поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Реєстраційний індекс складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з них і проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

Місце складання або видання документа. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організацій, установ, структурних підрозділів, службових або приватних осіб. Назва установи й структурного підрозділу подається у називному відмінку, а назва посади та прізвище – у давальному.

Наприклад: Національний авіаційний університет

Відділ кадрів

Коваленку І. П.

Якщо документ адресовано керівникові установи, її назва входить до складу назви посади й пишеться у давальному відмінку.

Наприклад: Ректорові Національного

Педагогічного університету

Імені Михайла Драгоманова

Академіку АПН України

Проф. Андрущенку В. П.

До реквізиту “адресат” може також входити поштова адреса. Слід пам’ятати: якщо документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після її назви, а також назви структурного підрозділу й прізвища посадової особи. Кожний елемент реквізиту друкується з нового рядка.

Наприклад: Київський національний університет

Імені Тараса Шевченка

Навчальна частина

Пономаренку О. П.

Вул. Володимирська, 64,

М. Київ, 01033

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Наприклад: Гордієнко Михайло Іванович

Вул. М. Гоголя, 13, кв. 106

М. Ніжин, 04631

Підпис – це обов’язковий реквізит будь-якого документа, що засвідчує його законність. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. Підписує документи, як правило, керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій. Керівники структурних підрозділів підписують документи у межах своєї компетенції.

Підписується, як правило, перший примірник документа. Якщо документ надруковано на бланку установи, зазначається тільки посада та ініціал(и) і прізвище особи, яка його підписує (повна назва установи не повторюється).

Наприклад:

Директор видавництва (підпис) Г. К. Стеценко

Проректор з наукової роботи (підпис) С. В. Васильченко

Якщо документ надруковано не на бланку, то вказується повна установи, посада, ініціал(и) та прізвище особи, яка його підписує.

Наприклад:

Директор видавництва “Освіта” (підпис) І. М. Подалюк

Документи колегіальних органів (протоколи, постанови, рішення) підписують дві особи – голова та секретар колегіального органу. При цьому зазначаються обов’язки осіб, які підписали документи, а не їхні посади.

Наприклад:

Голова зборів (підпис) Г. К. Мусієнко

Секретар зборів (підпис) В. А. Грищук

Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення. Назва посади пишеться ліворуч від прізвища, яке вказується на рівні останнього рядка посади.

Наприклад:

Директор Київської середньої

Школи № 165 Б. П. Мандрик

Гриф затвердження документа. Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується його дія на певне коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб. Реквізит затвердження містить: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назву посади, особистий підпис, ініціал(и) та прізвище особи, яка затвердила документ, і дату затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор Науково-методичного

Центру вищої освіти

Міністерства освіти

І науки України

(підпис) К. М. Левківський

09.03.2004

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша й пишеться великими літерами. Після затвердження документ набуває юридичної сили.

Резолюція – напис посадової особи на документі – коротке рішення щодо викладених у ньому питань.

Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.

Якщо резолюція вказує на кількох виконавців, то обов’язково зазначається особа, відповідальна за виконання документа. Відповідальний виконавець має право скликати співвиконавців та отримувати від них потрібну інформацію.

Як правило, в резолюції керівник висловлює своє рішення щодо суті розглянутих питань. Проте якщо жодних вказівок немає, рішення має приймати виконавець. Конкретні вказівки передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова. Наприклад: Про результати і вжиті заходи повідомте; Терміново відрядіть; Негайно підготуйте листа; Розглянути й доповісти в десятиденний термін.

Загальні вказівки виражаються так: До виконання; До керівництва; До відома.

Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Наприклад:

Начальникові Управління

Гуманітарної та педагогічної освіти

Дмитриченку М. Ф.

Підготувати проект

Постанови до 23.05.2004

(підпис керівника)

09.04.2004

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

Заголовок до тексту документа. Кожний службовий документ, незалежно від його змісту, призначення й виду, має заголовок, який відображає головну ідею документа (крім повідомлення й телефонограми). Він друкується у лівому верхньому куті під датою і номером документа. Заголовок має бути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа. Наприклад: Про додаткове видання “Російсько-українського словника”; Про заходи щодо поліпшення використання відходів підприємства шкіряно-взуттєвої промисловості.

Наявність чітких заголовків скорочує час на ознайомлення з документом та період проходження його через посадових осіб і структурні підрозділи до реального виконавця.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.

Гриф погодження документа. Є дві форми погодження – внутрішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит проставляють після попереднього розгляду чи оцінювання проекту перед його розповсюдженням в установі. Оформляють його під текстом документа, після підпису або на окремій сторінці. Він складається із:

– слова ПОГОДЖЕНО;

– назви посади особи, з якою погоджується документ, та назви установи;

– особистого підпису;

– його розшифрування;

– дати.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Ректор Донецького

Інституту управління

(підпис) В. І. Носков

07.05.2004

Візи документа – це позначення, зроблені посадовою особою на документі, що свідчать про його вірогідність або надають йому юридичної сили. Віза складається з:

– назви посади особи, яка підписує документ;

– підпису та його розшифрування;

– лаконічного рішення (зауваження);

– дати візування.

Наприклад:

Директор Навчального центру

“Укрсервіс”

(підпис) С. Р. Зінченко

Не заперечую.

20.05.2004

Якщо доповнення та зауваження особи, яка візує документ, мають розгорнутий характер, вони викладаються на окремому аркуші, а на першій сторінці документа зазначається:

Директор Державного

Спеціалізованого підприємства

Видавництва “Освіта”

(підпис) І. М. Подолюк

Зауваження додаються.

18.11.2004

У внутрішніх документах віза проставляється на першому примірнику документа, а в зовнішніх – на примірнику, що залишається в організації.

Відбиток печатки. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряються відбитком печатки. Ставлять їх на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на тих документах, де наявність відбитка печатки передбачено правовими актами.

Печатка має накладатися на частину назви посади й підпису особи, яка підписала документ.

Наприклад:

Ректор університету (підпис) О. П. Потапенко

Печатка

Відмітка про наявність додатків. Якщо документ має додатки, то в лівому куті його під текстом з нового рядка зазначається: Додаток: на 4 арк. у 2 пр.

Після слова Додаток можна перелічити назви документів, що додаються:

Додатки:

1. Акт оцінки вартості використаних матеріалів на 2 арк. в 1 пр.

2. Акт прийому нових будівельних матеріалів на 3 арк. у 2 пр.

За великої кількості додатків їх опис складається окремо, а в документі після тексту зазначаються:

Додаток: згідно з описом на 10 арк.

Відмітка про виконання. Цей реквізит обов’язковий лише у вихідних документах (листах, довідках, висновках) і складається з прізвища виконавця та номера його службового телефону. Ці відомості проставляються на останній сторінці документа у нижньому лівому куті (лицьової сторони).

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи містить такі відомості: коротку довідку про виконання, якщо немає документа, що засвідчує це; вказівку на номер справи, до якої буде підшито документ; дату направлення документа до справи; назву посади і підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Наприклад:

До справи № 03-4

Відповідь надіслано 13.05.2004 № 03-12/113

Назва посади (підпис) (ініціал(и) і прізвище)

14.05.2004

Відмітка про виконання вміщується в лівій частині нижнього берега першого аркуша документа.

Відмітка про надходження документа до організації. Цей реквізит містить: скорочену назву організації, що надіслала документ; реєстраційний індекс документа; дату його надходження.

Відмітку про надходження роблять праворуч на нижньому березі першої сторінки документа за допомогою реєстраційного штампа.

Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до Державного реєстру відповідно до Указу Президента України “Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади”.

Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.

Під час оформлення документів слід дотримуватися основних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів та їх розміщення на бланку документа. Дотримання цих вимог надає документові юридичної сили.

Текст документа

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні вказують мету документа.

Складаючи текст документа, треба дотримуватися таких правил:

1) текст слід викладати від третьої особи. Наприклад:

Комісія ухвалила…; Інститут просить..; Ректорат клопочеться… .

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;

2) не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

3) уживати стійкі (стандартизовані) сполучення відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку і под.;

4) використовувати синтаксичні конструкції на зразок: Доводимо до Вашого відома, що…; Нагадуємо вам, що…; Підтверджуємо з вдячністю…; У порядку надання матеріальної допомоги…; У порядку обміну досвідом…; У зв’язку з вказівкою…; Відповідно до попередньої домовленості…; На Ваше прохання…;

5) дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховуючи…; беручи до уваги…; розглянувши…; вважаючи…;

6) використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для широкого кола читачів;

7) у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова – на початку речення);

8) щоб не спричинити загострення стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій – Вами ще не висловлені пропозиції… .

Активну форму треба вживати лише у випадках, коли важливо вказати на конкретного виконавця: Університет не гарантує…;

9) використовувати інфінітивні конструкції: створити комісію…; відкликати працівників…;

10) у розпорядчих документах дієслівні конструкції слід вживати у формі наказового способу: Наказую…; Пропоную…;

11) використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами: р-н, обл.., км, напр.., філол. наук;

12) віддавати перевагу простим реченням, використовувати форми ввічливості: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний. .

Оформлення сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (210*294 мм) та А5 (210*146 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні береги: лівий – 30 мм, правий – 10 мм, верхній та нижній – 20 мм.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 – через 1- 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізити “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Гриф погодження” відокремлюють одну від одної 1,5 – 2 міжрядковими інтервалами.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

1,5

Голова Державного комітету

1

Лісового господарства України

2

Підпис Ініціал(и), прізвище

1,5

Дата

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують вертикально на одному рівні: перший – від межі лівого берега, другий – через 104 мм.

Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 – 3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) – 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

– 12,5 мм – для початку абзаців у тексті;

– 92 мм – для реквізиту “Адресат” (16);

– 104 мм – для реквізитів “Гриф затвердження” (17), “Гриф обмеження доступу до документа” (15);

– 125 мм – для розшифрування підпису в реквізиті “Підпис” (23);

– Не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити “Дата документа” (11), “Заголовок до тексту документа” (19), “Текст” (21) (без абзаців); “Відмітка про наявність додатків” (22); “Прізвище виконавця і його номер телефону” (28); “Відмітка про виконання документа і направлення його до справи” (29); назви посади у реквізиті “Підпис” (23) та “Гриф погодження” (24); засвідчувального напису “Згідно з оригіналом” (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу не можна переносити один підпис, на ній бути не менше трьох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, що займають дві і більше сторінок, нумерацію слід починати з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього або нижнього берега арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово “сторінка” не пишеться, біля цифр не ставляться жодні позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляються у його правому верхньому чи нижньому куті, а парні – у лівому верхньому чи нижньому.

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім відображенням композиційної будови документів.

Тематика, призначення, обсяг змісту документа зумовлюють ступінь складності рубрикації. Найпростіша рубрикація – поділ тексту на абзаци.

Абзац – це відступ на початку першого рядка, яким починається виклад нової думки, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Абзаці не повинен бути більше 6 рядків.

Як правило, абзац містить три частини:

1) зачин (формулювання мети – про що йтиметься в ньому);

2) фразу (виклад основної інформації);

3) коментарі (підсумок усього абзацу).

Рубрики тексту зазвичай нумеруються, що вказує на взаємозалежність певних розділів, пунктів та спрощує опрацювання документа. Розрізняють традиційну (комбіновану) й нову систему нумерації.

Традиційна (комбінована) система грунтується на використанні символів різних типів – римських та арабських цифр, великих та мах літер, певних слів. Уся ця система різних позначень повинна мати послідовну, логічну побудову. Наприклад:

Розділ 1 А. Б. В. Г. Д. …

Частина 1 І. II. IIІ. IV. V. …

Пункт 1 1) 2) 3) 4) 5)…

& 1 а) б) в) г) д)…

За новою системою у певній послідовності використовують лише арабські цифри. Застосовуючи її, слід пам’ятати:

1) окремі розділи позначаються арабськими цифрами (1;2;3; і т. ін.);

2) номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою (1.1;1.2; 2.1 тощо);

3) номер пункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, розділених крапками (1.1.1; 1.1.2; 1.1.2 т. ін..);

4) номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапками (1.1.1.1; 1.1.1.2; 1.1.1.3 і под..).

Застосування нової системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань та інших символів.




Основні правила оформлювання документів