ДІЛОВІ ПАПЕРИ. ПРОТОКОЛ. ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ

УРОКИ РОЗВИТКУ ЗВ’ЯЗНОГО МОВЛЕННЯ

Урок 10. ДІЛОВІ ПАПЕРИ. ПРОТОКОЛ. ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ

Пригадайте

– Які основні ознаки офіційно-ділового стилю мовлення?

– Що таке ділові папери? Які види ділових паперів ви вивчали в попередніх класах?

320. Відредагуйте усно фрагменти ділових паперів Поясніть характер допущених помилок.

I. У цьому році профспілка домоглася виділення земельних ділянок під забудову сараїв для співробітників. 2. До заяви додається справка з місця роботи, виписка з протоколу зборів трудового колективу,

характеристика. 3. Дотримання правил користування газовими приладами є запорукою нещасних випадків. 4. Магазин працює щодня, крім неділі, понеділка та середи. 5. Упродовж звітного періоду нами приділялася велика увага виконанню недоліків, зазначених у рішенні комісії. 6. Повістку дня зборів затвердили одноголосно. 7. Слухали: завідуючого Лещенка О. Я., який сказав, що мені треба путівку в санаторій. 8. У конференції прийняли участь п’ятеро науковців.

321.1. Пригадайте, чи доводилося вам бути учасником зборів (нарад, засідань, конференцій). Які питання на них обговорювалися? Які рішення ухвалено?

II. Прочитайте

зразок протоколу. Визначте його вступну й основну частини. Укажіть реквізити та зверніть увагу на місце розташування кожного з них. Розкажіть, з якою метою складається протокол. Які обов’язкові елементи цього документа?

Протокол № 8

Зборів учнівської ради

Загальноосвітньої школи № 5 м. Луцька

23 квітня 2011 р. м. Луцьк

Голова – Борисевич Т. Л.

Секретар – Загородня Л. В.

Присутні: члени ради школи – 9 осіб (список додається).

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Про заходи щодо впорядкування та озеленення шкільного саду. Доповідач – Каневський В. О.

2. Про підсумки конкурсу “Наша класна кімната”.

Доповідач – Стрілець Т. О.

I. СЛУХАЛИ:

Інформацію Каневського В. О. про незадовільний стан шкільного саду та необхідний обсяг робіт.

ВИСТУПИЛИ:

1. Міщенко О. П. запропонував утворити групи за добровільним принципом для упорядкування території саду.

2. Кузишин О. І. вніс пропозицію звернутися за посадковим матеріалом до міського розсадника.

УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити графік робіт для впорядкування шкільного саду та призначити відповідальним за його додержання Решетаря А. П.

2. Формувати групи учнів за добровільним принципом кількістю 5-7 осіб.

II. СЛУХАЛИ:

Інформацію Стрілець Т. О. про підсумки конкурсу “Наша класна кімната”.

ВИСТУПИЛИ:

1. Юхимчук Є. А. із пропозицією затвердити список переможців конкурсу.

2. Маліцький В. О. запропонував рекомендувати педагогічній раді школи нагородити учнів 11-А класу поїздкою до м. Києва.

УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити список переможців конкурсу “Наша класна кімната*.

2. Рекомендувати педагогічній раді школи нагородити учнів 11-А класу поїздкою до м. Києва.

Додаток:

1. Список учасників зборів на 1 арк.

2. Графік робіт для впорядкування шкільного саду на 3 арк.

3. Список переможців конкурсу “Наша класна кімната” на 1 арк.

Голова зборів /Підпис/ Т. Л. Борисевич

Секретар /Підпис/ Л. В. Загородня

Поняття протоколу

Протокол – це документ, у якому фіксують хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображають усі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, ухвалені в результаті обговорення.

Структура протоколу

Текст протоколу складається з двох частин: вступної ті основної.

У вступній частині вказують дату проведення зібрання зазначають прізвища та ініціали присутніх. За великої кількості присутніх їхній список складають окремо й до дають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість присутніх. У цій частині також подають порядок денний у якому зазначають перелік питань, винесених на розгляд, прізвища та ініціали доповідачів, а в разі потреби – вказують їхні посади.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, як: відповідають пунктам порядку денного. Розділи нумерують римськими цифрами. Кожний розділ містить такі частини:

СЛУХАЛИ	ВИСТУПИЛИ	УХВАЛИЛИ
Вказуються доповідач і тема доповіді; викладається зміст доповіді	Вказуються виступаючі; викладається зміст виступу	Записується Ухвалене Рішення

У тексті протоколу слова СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ пишуть без відступу від межі лівого берега і, як правило, великими літерами. Після цих слів ставлять двокрапку, а наступний текст викладають з абзацу.

Зверніть увагу

Текст протоколу викладають від третьої особи множини.

Реквізити протоколу

Протокол має такі реквізити:

– назва виду документа;

– порядковий номер;

– назва зібрання (збори, нарада, конференція тощо);

– найменування установи (підприємства, організації), де відбувається зібрання;

– дата проведення;

Місце складання (назва населеного пункту);

– прізвища та ініціали присутніх (або кількість присутніх);

– посади, прізвища, ініціали голови та секретаря зібрання; порядок денний (у називному відмінку) із зазначенням доповідачів з кожного питання;

– основний текст;

– перелік матеріалів, які додаються до протоколу, із зазначенням кількості сторінок і примірників;

– підписи голови і секретаря зібрання.

Зверніть увагу

Датою протоколу є дата проведення зібрання.

Види протоколів

За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів:

– короткі (записуються лише обговорювані питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення);

– повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів та інших учасників);

– стенографічні (записуються дослівно всі виступи, репліки, запитання, відповіді).

322. Уявіть, що ви берете участь у зборах лідерів молодіжних громадських організацій. Яке питання ви запропонували б до порядку денного цього зібрання? Складіть усно основний текст протоколу вказаних зборів, який би складався з одного розділу і містив частини “Слухали”, “Виступили”, “Ухвалили”.

323. Прочитайте зразок витягу з протоколу. Укажіть його реквізити та зверніть увагу на місце їхнього розташування. Порівняйте цей документ із поданим вище зразком протоколу. Поміркуйте, з якою метою укладаються витяги.

Витяг з протоколу № 8 зборів учнівської ради загальноосвітньої школи № 5 м. Луцька від 23 квітня 2011 р.

II. СЛУХАЛИ:

Інформацію Стрілець Т. О. про підсумки конкурсу “Наша класна кімната*.

УХВАЛИЛИ:

2. Рекомендувати педагогічній раді школи нагородити учнів 11-А класу поїздкою до м. Києва.

Голова зборів Т. Л. Борисевич

Секретар Л. В. Загородня

Згідно

Заступник директора школи /Підпис/ Г. О. Ковальчук

27.04.11

Поняття витягу

Витяг з протоколу є копією частини протоколу, яка стосується певного питання порядку денного. Ці документи використовують для доведення прийнятих на зібранні рішень до зацікавлених осіб або організацій.

Реквізити витягу

Під час складання витягу з протоколу з оригіналу документа до витягу без будь-яких змін і скорочень переносять такі реквізити:

– порядковий номер;

– назва зібрання (збори, нарада, конференція тощо);

– найменування установи (підприємства, організації), де відбувається зібрання:

– дата проведення;

– місце складання (назва населеного пункту);

– прізвища та ініціали присутніх (або кількість присутніх). Інші реквізити переносять так:

– з порядку денного вибирають лише ті питання, рішення з яких цікавить замовника витягу з протоколу (при цьому порядкові номери цих пунктів порядку денного залишають без змін);

– з основної частини протоколу вибирають тільки той розділ або кілька розділів, що стосуються відповідних питань порядку денного;

– з реквізиту “Підпис” переносять прізвища та ініціали голови і секретаря зібрання. Проте ці особи витяг із протоколу не підписують.

Засвідчення Обов’язковим реквізитом витягу з протоколу є відмітка витягу про засвідчення документа, яка складається з напису “Згідно”, найменування посади особи, яка її оформила, підпису особи і дати засвідчення. Підпис особи може бути скріплений печаткою установи (підприємства, організації). Наприклад:

Згідно

Начальник відділі/ кадрів /Підпис/ В. М. Добровольський 15.08.11

324.1. Складіть протокол на одну з уявних ситуацій: а) збори учнів класу, на яких обговорювалися важливі питання шкільного життя; б) конференція юних математиків (біологів): в) засідання спортивного комітету школи з питань організації дозвілля та проведення чемпіонату з певного виду спорту; г) батьківські збори у вашому класі: г) збори керівників загонів молодіжної організації вашого району.

II. Укладіть витяг зі складеного протоколу.