Оформлення руху запасів

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК В УКРАЇНІ: ОСНОВИ ТА ПРАКТИКА В УКРАЇНІ

Розділ V.

ОБЛІК ЗАПАСІВ

5.2. Оформлення руху запасів

Значну частину, а в окремих виробництвах і всі запаси, призначені для використання у виробничих цілях, закуповують на стороні.

Основні документи на оприбуткування при закупівлі – рахунок-фактура (рахунок) та накладна (специфікації, квитанції, інвойс, коносамент тощо), при оприбуткуванні матеріальних цінностей власного виробництва – реєстр одержання (здачі) на склад, або накладна. Розповсюджений документ для

оприбуткування також товарно-транспортна накладна (вантажно-багажна квитанція, дорожня відомість).

Типові форми первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів затверджено наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 № 193, а саме:

– М-1 “Журнал обліку вантажів, що надійшли”;

– М-2а “Акт списання бланків довіреностей”;

– М-3 “Журнал реєстрації довіреностей”;

– М-4 “Прибутковий ордер”;

– М-7 “Акт про приймання матеріалів”;

– М-8 “Лімітно-забірна картка”;

– М-9 “Лімітно-забірна картка”;

– М-10 “Акт-вимога

на відпуск (додатковий відпуск) матеріалів”;

– М-11 “Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів”;

– М-12 “Картка № складського обліку матеріалів”;

– М-13 “Реєстр № приймання-здачі документів”;

– М-14 “Відомість обліку залишків матеріалів на складі”;

– М-15 “Акт про приймання устаткування”;

– М-15а “Акт приймання-передачі устаткування до монтажу”;

– М-16 “Матеріальний ярлик”;

– М-17 “Акт №_ про виявлені дефекти устаткування”;

– М-18 “Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу”;

– М-19 “Матеріальний звіт”;

– М-20 “Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей”;

– М-21 “Інвентаризаційний опис №____ “;

– М-23 “Акт № про витрату давальницьких матеріалів”;

– М-26 “Картка обліку устаткування для установлення”;

– М-28 “Лімітно-забірна картка №_ “;

– М-28а “Лімітно-забірна картка № “.

Типова форма М-2 (довіреність) затверджена наказом Міністерства статистики України від 21.06.97 № 192.

Записи у типових формах повинні вестись згідно з Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88.

В установлені графіком документообігу строки матеріально-відповідальні особи відображають всі дані руху матеріальних цінностей в книгах (книги ведуться за формою оборотної відомості) чи картках складського обліку матеріалів (типова форма М-12) і здають у бухгалтерію, де вони обробляються і здійснюються записи на рахунки бухгалтерського обліку.

Закупівля (поставка) матеріальних цінностей здійснюється на підставі укладених договорів. Згідно із Законом України “Про податок на додану вартість” на кожен відпуск товарів (робіт, послуг) платники податку на додану вартість виписують також податкову накладну у 2-х екземплярах, з яких оригінал видається покупцю. Дані з придбання товарів (робіт послуг) записуються в реєстр отриманих та виданих податкових накладних, який ведеться у документальному або електронному вигляді за вибором, у якому зазначаються порядковий номер податкової накладної, дата її виписки (отримання), загальна сума та сума нарахованого податку, а також реєстраційний номер платника податку продавця, який надав податкову накладну такому платнику податку. За наявності оригіналу податкової накладної невключення її до зазначеного реєстру не є підставою для відмови у зарахуванні суми податку, визначеної у такій податковій накладній, до складу податкового кредиту такого платника податку. Форма податкової накладної затверджена наказом Державної податкової адміністрації України від 30.05.97 № 165 і наведена в додатку до теми.

Податкова накладна видається платником податку, який поставляє товари (послуги), на вимогу їх отримувача, та є підставою для нарахування податкового кредиту. Як виняток з цього правила, підставою для нарахування податкового кредиту при поставці товарів (послуг) за готівку чи з розрахунками картками платіжних систем, банківськими або персональними чеками у межах граничної суми, встановленої Національним банком України для готівкових розрахунків, є належним чином оформлений товарний чек, інший платіжний чи розрахунковий документ, що підтверджує прийняття платежу постачальником від отримувача таких товарів (послуг), з визначенням загальної суми такого платежу, суми податку та податкового номера постачальника.

Податкова накладна може не виписуватись у разі купівлі за готівку в дозволених межах витрачання готівки (10 тис. грн.), продажу транспортних квитків, при виписуванні готельних рахунків, при оплаті за послуги зв’язку, інші послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку. При цьому підставою для збільшення суми податкового кредиту є товарний чек (інший розрахунковий, платіжний документ) з виділенням у ньому суми ПДВ та наявності податкового номера постачальника. Якщо в платіжних документах не вказано податковий номер постачальника, то підприємство має право включати до податкового кредиту суму ПДВ відображену у таких документах на загальну суму поставки, що не перевищує 200 грн. за день (без урахування ПДВ).

У разі, якщо продавець не видав податкової накладної, то покупець має право звернутися до податкового органу за своїм місцезнаходженням з заявою, яка може подаватись разом з декларацією про податок на додану вартість за минулий звітний період, до якої додаються копії товарних чеків чи інших платіжних документів, що дає підставу для включення сплачених сум ПДВ до податкового кредиту минулого звітного періоду. За відмову в видачі податкової накладної на продавця накладається штраф згідно із Законом України “Про державну податкову службу”. Продавець, що відмовив у виписці податкової накладної, зобов’язаний зменшити суму податкового кредиту на суму ПДВ за відпущеними матеріальними цінностями, вказану в інших документах на відпуск.

Для одержання товарно-матеріальних цінностей у постачальника підприємство виписує доручення, яке реєструється у книзі видачі доручень.

Не пізніше наступного дня експедитор (чи інша особа) здає в бухгалтерію документи на одержання у постачальника цінностей (товарно-транспортні накладні і інші супроводжуючі документи) та документ про здачу одержаних цінностей на склад. Документом про здачу на склад може бути розписка завідуючого складом на товарно-транспортній накладній за формою 1-ТН, акт про приймання матеріалів за формою М-7, акт про приймання устаткування (форма № М-15), акт приймання-передачі устаткування до монтажу (форма № М-15а), накладна чи інший супроводжуючий документ.

При невідповідності матеріальних цінностей їх асортименту, якості і кількості, вказаних у документах постачальника, складають акт про приймання матеріалів за формою № М-7, де фіксують дані про одержаний вантаж за документами постачальника і фактично. Акт у 2-х екземплярах складається приймальною комісією з обов’язковою участю матеріально-відповідальної особи і представника постачальника або незаінтересованої організації.

На нафтопродукти крім товарно-транспортної накладної видається паспорт якості нафтопродуктів з їх найменуванням, густиною, якістю, маркою, ДРСТУ (Державний стандарт України) або ТУ (технічні умови), яким відповідає нафтопродукт.

Приймання нафтопродуктів у залізничних цистернах проводиться на підставі супроводжуючих документів комісією. При встановленні нестачі складається рекламаційний або комерційний акт.

При відпуску матеріалів на підприємстві для власних потреб, основні документи – накладна (вимога-накладна за формою М-11) та лімітно-забірна відомість (картка) форми М-8 чи М-9. При відпуску споживачу – товарно-транспортна накладна чи накладна. Лімітно-забірна картка складається у двох екземплярах. Один з них залишається у комірника, а другий – в одержувача. У комірника розписується одержувач, а в одержувача – комірник.

Списання одержаних на потреби виробництва матеріальних цінностей проводиться на підставі спеціалізованих актів (документів) і згідно нормативів. Наприклад, водій списує бензин за шляховим (обліковим) листом.