Помилки в обліку та способи їх виправлення

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК

ЧАСТИНА 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Розділ 6.

Документація та інвентаризація

6.4. Помилки в обліку та способи їх виправлення

Бухгалтерський облік на практиці пов’язаний із оформленням значної кількості первинних документів, які засвідчують здійснення тих чи інших господарських операцій. Інформація із первинних облікових документів узагальнюється, систематизується і знаходить своє відображення в облікових регістрах.

В свою чергу при заповненні як первинних документів, так і

облікових регістрів допускаються різного роду помилки. Найбільш поширеними помилками в обліку є: запис неправильного тексту, що в результаті змінює або зміст операції, або напрямок здійснення певних витрат;

– запис неправильних одиниць виміру матеріальних цінностей, облікової ціни одиниці запасів, що в результаті змінює підсумок по конкретній операції;

– запис неправильних розцінок при виконанні робіт працівниками, що призводить або до заниження, або до завищення фонду оплати праці по підрозділах та підприємству в цілому;

– встановлення неправильної кореспонденції між рахунками,

яка призводить в результаті до записів в інших облікових регістрах;

– порушення правил подвійного запису і взаємозв’язків між синтетичними рахунками, субрахунками і аналітичними рахунками;

– неправильне виведення оборотів і сальдо по рахунках та ін.

Треба зазначити, що обробка інформації як вручну, так і з використанням обчислювальної техніки зовсім не гарантує нездійснення помилок.

Помилки, які виникають в обліку, можуть бути спричинені:

– недостатнім рівнем кваліфікації облікових працівників;

– втомою та неуважністю працівників;

– несправністю обчислювальної техніки;

– використанням при узагальненні даних із звітів і облікових регістрів, в яких були допущені помилки та ін.

Помилки в обліку можуть бути локальними за умов, коли неправильні записи (помилки) відмічаються лише в одному обліковому регістрі і при цьому не впливають в подальшому на систематизацію інформації в інших облікових регістрах, а також транзитними, коли помилка в одному обліковому регістрі призводить до ланцюгових змін (помилок) в інших облікових регістрах, а також звітності підприємства.

Одним із найбільш поширених способів виявлення помилок, допущених в обліку, є пунктування записів. Він полягає у тому, що в процесі перевірки записів в декількох облікових регістрах, де були виявлені розбіжності, біля аналогічних цифр ставиться позначка “V”, яка засвідчує тотожність даних. Це дає змогу побачити, яка частина інформації вже перевірена і що необхідно буде ще опрацювати з метою пошуку помилок.

Дієвим способом виявлення помилок в разі порушення правил подвійного запису і взаємозв’язків між синтетичними рахунками, субрахунками і аналітичними рахунками є складання оборотних відомостей як по синтетичних, так і аналітичних рахунках. Порядок складання таких відомостей було нами розглянуто в темі 4.

Треба зауважити, що перевірка з метою виявлення помилок може бути як суцільною, коли вона здійснюється на всіх ділянках облікової роботи, так і вибірковою, коли здійснюється пошук помилок за певними ділянками облікової роботи або окремими операціями.

В залежності від характеру помилок використовують різні способи їх виправлення. Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995 р.) передбачено виправлення помилок наступними способами:

1) коректурний;

2) червоного сторно (від’ємних чисел).

Треба зауважити, що у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.

Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

В свою чергу помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом “червоного сторно”. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом або темною пастою кулькових ручок у рамці, а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься темним чорнилом або пастою кулькових ручок. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Помилки в облікових регістрах за поточний період, що виправляються способом доповнюючих проводок, використовують у випадках, коли кореспонденція між рахунками вказана правильно, але операцію зазначено у меншій сумі, аніж було по факту її здійснення. В цьому випадку складають доповнюючу проводку за тією ж самою кореспонденцією рахунків, що й початковий запис, на різницю між правильною і зменшеною сумою по операції.

Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом “виправлено” та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.

Виправлення помилок, які трапляються при визначенні кореспонденції між рахунками, способом “червоного сторно” розглянемо на прикладі із залученням бухгалтерських рахунків.

Приклад.

Операція 1. Згідно даних первинного документа на склад було оприбутковано із виробництва за собівартістю готову продукцію на суму 4000 грн. В бухгалтерському обліку, в силу допущеної помилки, дана операція була відображена наступною проводкою:

Дебет рахунку 20 “Виробничі запаси” 4000 грн.

Кредит рахунку 23 “Виробництво” 4000 грн.

Операція 2. Після з’ясування допущеної помилки проведено сторнування помилково записаної суми:

Дебет рахунку 20 “Виробничі запаси” 4000 грн.

Кредит рахунку 23 “Виробництво” 4000 грн.

Операція 3. Встановлено правильну кореспонденцію між рахунками при оприбуткуванні готової продукції на склад із виробництва за собівартістю на суму 4000 грн.:

Дебет рахунку 26 “Готова продукція” 4000 грн.

Кредит рахунку 23 “Виробництво” 4000 грн.

Відобразимо вказані господарські операції за допомогою схеми, яку наведено на рис. 6.5.

Рис. 6.5. Виправлення помилкової кореспонденції між рахунками при використанні способу “червоне сторно”.

Поряд із наведеним прикладом у бухгалтерському обліку виправлення помилок із використанням способу “червоного сторно” застосовують і в тому випадку, коли запис зроблено в правильній кореспонденції рахунків, але із перебільшенням фактичної суми здійсненої операції. Виходячи з цього, на суму різниці (перевищення) помилкового запису і правильної суми роблять часткове сторнування. Виправлення помилок в обліку способом “червоного сторно” за умов відображення по рахунках більших цифр, ніж фактичні, розглянемо на наступному прикладі.

Приклад.

Операція 1. За даними первинного документа було видано із каси готівку підзвітній особі для поїздки у відрядження у сумі 800 грн. В бухгалтерському обліку, в силу допущеної помилки, дана операція була відображена в правильній проводці, але із завищеною сумою:

Дебет рахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами” 1800 грн.

Кредит рахунку 30 “Каса” 1800 грн.

Операція 2. Після з’ясування допущеної помилки проведено сторнування надлишково записаної суми:

Дебет рахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами” 1000 грн. Кредит рахунку 30 “Каса” 1000 грн.

Відобразимо зазначені господарські операції за допомогою схеми, яку наведено на рис. 6.6.

Рис. 6.6. Виправлення помилок на рахунках способом “червоного сторно” при правильній кореспонденції рахунків, але перебільшеній сумі запису.

Виправлення помилок, допущених в обліку способом доповнюючих проводок розглянемо на наступному прикладі:

Приклад.

Операція 1. Проведено оплату постачальнику із розрахункового рахунку підприємства за поставлені раніше виробничі запаси на суму 2500 грн. В бухгалтерському обліку в силу допущеної помилки при опрацюванні банківської виписки, операція була відображена в правильній проводці, але заниженій сумі:

Дебет рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” 2200 грн.

Кредит рахунку 31 “Рахунки в банках” 2200 грн.

Операція 2. Після з’ясування допущеної помилки складено доповнюючу бухгалтерську проводку в тій самій кореспонденції рахунків на різницю між правильною і зменшеною сумою операції:

Дебет рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” 300 грн.

Кредит рахунку 31 “Рахунки в банках” 300 грн.

Відобразимо зазначені господарські операції за допомогою схеми, яку наведено на рис. 6.7.

Рис. 6.7. Виправлення помилок в обліку способом доповнюючих проводок 140

З наведеного прикладу видно, що перший запис є помилковим, а доповнююча проводка (другий запис) складена на різницю між правильною і помилковою (зменшеною) сумою операції. В той же час підсумки обох записів як по кредиту одного, так і по дебету іншого рахунку складають по 2500 грн., що правильно відображає здійснену господарську операцію, тобто, фактично сплачену суму постачальнику за поставлені ним на підприємство виробничі запаси.

Позитивним при здійсненні сторнувальних і доповнюючих записів в обліку є те, що за їх допомогою ми маємо можливість не лише забезпечити правильне відображення кореспонденції та економічної сутності здійснених операцій, а також внести уточнення при відображенні оборотів по бухгалтерських рахунках.

Найбільш характерним прикладом зазначеного є списання відхилень між плановою і фактичною собівартістю виготовленої і оприбуткованої на склад із виробництва готової продукції та ін.

Треба зауважити на тому, що у документах, за допомогою яких оформляються операції по касі, розрахунковому рахунку, а також операції з цінними паперами (які пов’язані безпосередньо із рухом грошових коштів), ніякого роду виправлення (дописки, підчистки та ін.) не допускаються. В цьому випадку документ, в якому було зроблено помилку, анулюється і виписується новий.

При виявленні помилки, з метою запобігання можливого порушення ідентичності показників обліку і звітності після складання балансу, а також інших форм звітності, ніяких виправлень в облікових записах за звітний період не допускається. Виправлення помилок та зміна даних в обліку і звітності, як за даний, так і за попередні періоди, проводиться у тому звітному періоді, в якому було виявлено помилки.