БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК В УКРАЇНІ: ОСНОВИ ТА ПРАКТИКА В УКРАЇНІ
Розділ IX.
ОБЛІК ГРОШОВИХ КОШТІВ, ЦІННИХ ПАПЕРІВ І РОЗРАХУНКОВО-КРЕДИТНИХ ВІДНОСИН
9.3. Облік касових операцій
Здійснення касових операції регулюються Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.04 № 637.
З метою забезпечення здійснення розрахунків готівкою підприємство повинне мати касу, а його керівники мають її обладнати та забезпечити в ній надійне зберігання готівкових коштів. Якщо з
Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, забороняється.
Згідно Положення підприємства та індивідуальні підприємці мають право здійснювати розрахунки між собою, а також з фізичними особами – громадянами як у готівковій, так і у безготівковій формі. Готівка може використовуватись як з виручки, так і отримана з банку.
Гранична сума платежу
Згідно з Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні підприємства самостійно встановлюють ліміт залишку готівки у касі. Ліміт залишку готівки в касі – граничний розмір готівки, що може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня. При встановленні (перегляді) ліміту каси враховується режим і специфіка роботи підприємства, віддаленість його від банків, обсяги касових оборотів, встановлені строки здавання готівки, тривалість операційного часу банку, наявність домовленостей підприємства з банком на інкасацію тощо.
Для встановлення ліміту залишку готівки в касі робиться розрахунок за встановленою формою. Перед складанням розрахунку підприємство аналізує касові обороти за останні 12 місяців, з яких обирає три місяці поспіль, в яких обсяг касових операцій був найбільшим. Розмір ліміту встановлюється у сумі, що потрібна для забезпечення роботи підприємства на початку робочого дня, але не більше розміру середньоденного надходження чи середньоденної видачі (крім виплат, пов’язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів) готівки за обрані три місяці. Для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де немає банків чи операторів поштового зв’язку, максимальна величина ліміту готівки у касі – п’ятикратний розмір середньоденних надходжень готівки (за три будь які місяці поспіль з останніх дванадцяти). Розрахована сума ліміту затверджується наказом чи розпорядженням по підприємству.
Новостворені підприємства на перші три місяці ліміт залишку готівки в касі встановлюють на основі прогнозних розрахунків. Після закінчення цього строку протягом 2-х тижнів ліміт переглядається на основі фактичних показників. Аналогічний порядок встановлення ліміту залишку готівки в касі і для підприємств, які розпочинають новий для себе вид діяльності.
У разі не встановлення ліміту з будь-якої причини, ліміт залишку готівки в касі вважається рівним нулю.
Усю готівку понад встановлені ліміти залишку готівки в касі підприємства зобов’язані здавати у порядку і строки, встановлені договором на розрахунково-касове обслуговування, для зарахування на їх рахунки.
При призначенні на роботу касира керівник зобов’язаний ознайомити його з Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, та укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей і за всякий збиток завданий підприємству в результаті навмисних дій, недобросовісного чи неякісного відношення до своїх обов’язків. Згідно з листом НБУ “Про порядок супроводження цінностей і касирів підприємств” від 25.02.97 № 11-207/37-1360 видача коштів касирам підприємств у сумі понад 5 тис. грн. здійснюється лише при пред’явленні документів про наявність належної охорони та автотранспорту.
Для оформлення касових операцій наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 № 51 затверджені такі форми облікової документації:
– КО-1 “Прибутковий касовий ордер” (документ суворої звітності);
– КО-2 “Видатковий касовий ордер”;
– КО-3 “Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів” (журнал відкривається окремо на прибуткові та видаткові касові документи);
– КО-За “Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів”;
– КО-4 “Касова книга” (документ суворої звітності);
– КО-5 “Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей”.
Кредитові обороти за касою відображаються в журналі-ордері № 1, а дебетові – у відомості № 1.1 до нього. Операції з готівковими коштами відображають на балансовому рахунку № 30 “Каса” та субрахунках до цього рахунка 301 “Каса в національній валюті” і 302 “Каса в іноземній валюті”.
Прибуткові касові ордери підписує головний бухгалтер, а видаткові, крім того, керівник. Всі касові ордери після їх виконання підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис “Оплачено” із зазначенням дати (число, місяць, рік). Помарки, підчистки або виправлення в касових документах не дозволяються. Прибуткові та видаткові ордери реєструють в окремих журналах реєстрації.
Зарплата та інші виплати видаються касиром на підставі платіжних відомостей, що підписані їх складачами, головним бухгалтером та керівником. Невидані протягом 3-х днів кошти, що належать до фонду оплати праці, депонуються. Видача грошей особам, яких немає в списковому складі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів.
Особи, які одержали готівку під звіт (у т. ч. на відрядження), зобов’язані подати до бухгалтерії підприємства або централізованої бухгалтерії звіт про витрачені суми. Готівка, видана під звіт на відрядження але невитрачена, має бути повернена до каси підприємства не пізніше 3 робочих днів після закінчення відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту – протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт, а видана і не витрачена на господарські потреби має бути повернена до каси – не пізніше наступного дня.
Готівка, що видана під звіт але не витрачена і не повернена вчасно до каси підприємства, починаючи з наступного дня після закінчення зазначених строків включається до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті сума порівнюється зі встановленим лімітом залишку готівки в касі.
Касова книга ведеться на підставі прибутково-видаткових документів. Вона нумерується, прошивається і опечатується. Записи в касовій книзі ведуться через копіювальний папір у двох екземплярах за кожним прибутковим та видатковим документом щоденно, з виведенням сальдо на кінець дня. У себе касир залишає касову книгу, а другий екземпляр з касової книги разом з документами, що виправдовують надходження та витрати, передає на підпис у бухгалтерію.
Касові документи за останні 12 місяців зберігаються 36 місяців по закінченні року під відповідальністю матеріально-відповідальної особи, на яку покладено зберігання документів. Довідки за касовими документами видаються за вимогами за підписом головного бухгалтера чи його замісника. Винесення з приміщення кас папок із касовими документами дозволяється лише в окремих випадках за умови письмового дозволу керівника підприємства. До кінця робочого дня документи мають бути обов’язково повернуті до каси.
З періодичністю, встановленою нормативними документами підприємства, можуть проводитись несподівані ревізії (інвентаризації) каси комісією, призначеною керівником, з покупюрним перерахуванням усіх грошей і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі. Після завершення ревізії комісією складається акт у якому, у разі виявлення нестачі або надлишку цінностей в касі, вказується сума нестачі або надлишку і обставини їх виникнення, а також рішення керівника підприємства.
Вищі організації (за їх наявності) на всіх підвідомчих підприємствах, а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених угод при проведенні документальних ревізій обов’язково проводять інвентаризацію каси і перевіряють дотримання порядку ведення касових операцій. У господарських товариствах, якщо це передбачено їх статутом, такі ревізії проводять ревізійні комісії.
Перевірки дотримання порядку ведення операцій із готівкою здійснюють органи державної податкової служби України, державної контрольно-ревізійної служби України, Міністерства внутрішніх справ України, фінансові органи відповідно до їх компетенції.
Нестачі готівки відшкодовуються за рахунок касира, надлишки – оприбутковуються з включенням у валові доходи.
При нестачі коштів у касі кореспонденція рахунків така: нестачу проводять за дебетом рахунка 947 “Нестачі та втрати від псування матеріальних цінностей” та кредитом рахунка ЗО “Каса”. Далі робиться проводка за дебетом рахунка 375 “Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків” та кредитом рахунка 716 “Відшкодування раніше списаних активів”. При внесенні касиром суми нестачі у касу робиться проводка за дебетом рахунка ЗО та кредитом рахунка 375.
За порушення норм із регулювання обігу готівки підприємствами всіх форм власності, а також фізичними особами – громадянами України, іноземними громадянами, особами без громадянства, що є суб’єктами підприємницької діяльності Указом Президента України “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки” від 12.06.95 № 436/95 передбачені наступні фінансові санкції у вигляді штрафу1:
– за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах – у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день;
– за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне оприбуткування) у касах готівки – у п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми;
– за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів – у розмірі 25 % виданих під звіт сум;
– за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів, – у розмірі сплачених коштів.
Штрафні санкції за порушення правил обігу готівки має право накладати податкова служба.
Крім того, згідно зі статтею 1644 Кодексу України про адміністративні правопорушення, за несвоєчасну здачу готівки в банк торгівельними організаціями на осіб, відповідальних за здавання виторгу, накладається штраф у розмірі від 17 до 88, а при повторному випадку протягом останніх 12 місяців – у розмірі від 43 до 175 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Штраф накладають адміністративні комісії органів місцевого самоврядування.
За несвоєчасне та недоброякісне проведення інвентаризації грошових коштів та матеріальних ресурсів на винних осіб, згідно зі статтею 1642 Кодексу України про адміністративні правопорушення, може накладатись штраф у розмірі від 8 до 15, а при повторних протягом 12 місяців випадках – у розмірі від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
У разі нестачі коштів підприємства для закупівлі матеріальних цінностей воно може їх позичати у фізичних осіб з їх подальшим поверненням.
Основні проводки, пов’язані з рахунком “Каса”, наведено в табл. 9.3.
Таблиця 9.3.
Основні проводки, пов’язані з рахунком “Каса в національній валюті”
Господарська операція | Дебет | Кредит |
Отримано гроші у банку | 301 | 311 |
Здано гроші з каси у банк | 311 | 301 |
Видано зарплату | 661 | 301 |
Видано депоновану зарплату | 662 | 301 |
Видано гроші з каси на господарські потреби (для відрядження) | 372 | 301 |
Видано працівнику позику готівкою | 376 | 301 |
Повернена позика працівником | 301 | 376 |
Внесена в касу сума відшкодувань за нестачі | 301 | 375 |
Внесена сума в касу за продукцію (попередня оплата) | 301 | 685 |
Одночасно відображається податкове зобов’язання | 643 | 641 |
Внесена сума в касу за продукцію (післяплата) | 301 | 377 |
Списання нестач коштів у касі | 947 | 84 |
84 | 301 | |
Оприбуткування надлишків грошей у касі | 301 | 719 |
______________________________________
1 ВГСУ у постанові від 14.08.2001 р. у справі 17-3-13-6047 визнав неправомірною відповідальність за порушення, що визначена Указом.
(2 votes, average: 4,50 out of 5)