ПОЛОЖЕННЯ, про дозвільну систему, доступу співробітників підприємства, представників сторонніх організацій до відомостей

Економічна безпека підприємства

ДОДАТКИ

ДОДАТОК 2

Типові зразки організаційно-методичних

Документів системи правового захисту

Комерційної таємниці Підприємства

ПОЛОЖЕННЯ

Про дозвільну систему доступу співробітників підприємства

Та представників сторонніх організацій до відомостей,

Які складають комерційну таємницю підприємства

ЗМІСТ

1. Загальні положення.

2. Права та обов’язки посадових осіб стосовно доступу співробітників підприємства до документів, відомостей та спецвиробів, які містять

комерційну таємницю.

3. Права та обов’язки підрозділу безпеки стосовно доступу співробітників підприємства до комерційних секретів.

4. Повноваження посадових осіб стосовно доступу співробітників до документів та відомостей, які складають комерційну таємницю.

5. Загальні вимоги до оформлення доступу співробітників до документів та відомостей, що складають комерційну таємницю.

6. Порядок видачі документів, що містять комерційну таємницю, на робочі місця співробітників.

7. Порядок доступу до документів категорії “КТ-особливо важливо”.

8. Порядок доступу співробітників

до документів оперативного листування.

9. Порядок розмноження та адресування документів, які складають комерційну таємницю, у зовнішні організації і підрозділи підприємства.

10. Порядок доступу до документів і відомостей, які містять комерційну таємницю, представників сторонніх організацій.

11. Порядок доступу на наради і засідання для обговорення комерційних секретів.

1.Загальні положення

1.1. Дане положення розроблене у відповідності з вимогами Господарського кодексу, законів України “Про прокуратуру”, “Про міліцію”, “Про службу безпеки України”, “Про державну податкову службу України” з метою забезпечення правомірного доступу співробітників підприємства та інших осіб, вказаних у Положенні, до відомостей, документів та робіт, які складають комерційну таємницю підприємства.

1.2. Під доступом розуміється письмово оформлений дозвіл керівника підприємства або іншої уповноваженої посадової особи підприємства на роботу або ознайомлення з конкретними відомостями, які складають комерційну таємницю, співробітників підприємства та представників сторонніх організацій.

1.3. Доступ співробітників підприємства до документів і відомостей, які містять комерційну таємницю, вважається правомірним, якщо співробітник:

– має оформлене у встановленому порядку право на допуск до документів і відомостей, які містять комерційну таємницю підприємства;

– призначений наказом на відповідну посаду і згідно зі своїми функціональними обов’язками повинен мати допуск до документів і відомостей, які містять комерційну таємницю;

– пройшов інструктаж щодо загальних правил збереження комерційних секретів та дав зобов’язання про нерозголошення комерційної таємниці;

– ознайомлений з “Положенням про комерційну таємницю підприємства” та засвоїв його (перевірку здійснює керівник підрозділу безпеки);

– пройшов додатковий інструктаж у керівника підрозділу, в який він призначений або вже працює, про дотримання вимог щодо збереження конфіденційної інформації з переліком конкретних особливостей підрозділу та своїх службових обов’язків.

Доступ особи, яка не є співробітником підприємства, вважається правомірним, якщо вона:

– має документ, підписаний керівником установи (партнером, відділом міліції, СБУ і т. ін.), який підтверджує необхідність ознайомлення особи з певними документами і відомостями, які містять комерційну таємницю;

– особа ознайомлена з загальними правилами режиму на підприємстві і згодна підписати угоду про конфіденційність.

1.4. Керівники підприємства та його структурних підрозділів, яким надано право допускати співробітників до відомостей, які складають комерційну таємницю, несуть особисту відповідальність за дотримання правомірності доступу цих співробітників до таких документів і відомостей.

1.5. Неправомірне ознайомлення співробітників з документами і відомостями, які містять комерційну таємницю, розглядається як розголошення конфіденційної інформації і тягне за собою відповідальність, передбачену законодавством України.

1.6. За розголошення комерційної таємниці, за втрату документів, спецвиробів та продукції, в яких міститься подібна інформація, а також за порушення вимог “Положення про комерційну таємницю підприємства” у випадках, коли внаслідок цього завдано суттєвих матеріальних збитків підприємству, винні особи можуть бути притягнені до кримінальної відповідальності у згідно з чинним законодавством України.

1.7. Контроль за дотриманням вимог даного Положення покладається на керівника підрозділу безпеки, керівників структурних підрозділів підприємства, в яких можуть знаходитись відомості, що складають комерційну таємницю.

2. Права та обов’язки посадових осіб стосовно доступу співробітників підприємства до документів, відомостей та спецвиробів,

Які містять комерційну таємницю

(якщо не обумовлено спеціально, маються на увазі заступники керівника підприємства, начальники управлінь, відділів, цехів, лабораторій, їх заступники, керівники зовнішньоекономічних та інших структур)

2.1. Посадові особи мають право:

– допускати у встановленому на підприємстві порядку до конкретних документів, відомостей, зразків виробів, які містять комерційну таємницю, співробітників, якщо це викликано прямою службовою необхідністю;

– відміняти надані підлеглими керівниками дозволи на ознайомлення з документами і відомостями, які складають комерційну таємницю;

– вносити в підрозділ безпеки або керівникам підприємств пропозиції щодо удосконалення дозвільної системи з метою більш оперативного використання конфіденційної інформації при вирішенні службових завдань;

– ставити перед керівником підприємства питання про заохочення підлеглих співробітників, які виявили ініціативу у припиненні дій співробітників, які порушують вимоги даного Положення та “Положення про комерційну таємницю підприємства”.

2.2. Посадові особи зобов’язані:

– допускати співробітників до комерційної таємниці тільки відповідно до вимог даного Положення;

– своєчасно інформувати підрозділ безпеки про зміни обсягу та (або) змісту документів і відомостей, які складають комерційну таємницю, необхідні їм для виконання службових обов’язків. Не допускати адресування документів підлеглим співробітникам до переоформлення їх обов’язків;

– знати склад і зміст номенклатурних справ з тематики свого підрозділу, при адресуванні окремих документів у справи враховувати можливість доступу до них тих осіб, у яких немає необхідності ознайомитись зі справами в цілому;

– відслідковувати дійсну необхідність доступу співробітників до комерційних секретів, не припускаючи випадків їх невиправданого ознайомлення з тими документами і відомостями, які безпосередньо не стосуються службових обов’язків співробітників;

– забезпечувати ознайомлення з конфіденційною інформацією ділових партнерів лише в межах проведення ділових комерційних переговорів, або попереднього обговорення можливості, або вивчення доцільності укладання договорів та контрактів;

– вести виховну і роз’яснювальну роботу з метою попередження витоку комерційних секретів. Проводити спеціальні інструктажі співробітників з урахуванням конкретних умов роботи в підрозділах;

– присікати дії підлеглих співробітників, які можуть привести до порушення встановленого порядку збереження комерційних секретів і даного Положення;

– своєчасно ставити перед керівником підприємства питання про покарання осіб, які виявляють халатність або нехтують вимогами режиму, аж до позбавлення права роботи з документами і відомостями, які складають комерційну таємницю.

3. Права і обов’язки підрозділу безпеки стосовно доступу співробітників підприємства до комерційних секретів

3.1. Підрозділ безпеки має право:

– ставити перед керівництвом питання щодо неправомірності доступу, який дозволений конкретному співробітникові нижчестоящими керівниками, та не видавати йому документи, які містять комерційну таємницю; не допускати його на наради, на яких обговорюються конфіденційні комерційні інтереси підприємства до повного з’ясування питання;

– ставити перед керівництвом питання щодо неправомірності адресування керівниками підрозділів документів, які містять комерційну таємницю, у зовнішні організації (або в підрозділи підприємства) та не відправляти ці документи до повного з’ясування питання;

– вимагати письмових роз’яснень від співробітників, які допустили порушення вимог цього Положення;

– ставити перед керівництвом питання про заохочення працівників, які виявляють ініціативу в знешкодженні дій осіб, які порушують вимоги цього Положення та Положення “Про комерційну таємницю підприємства”

3.2. Підрозділ безпеки зобов’язаний:

– контролювати правомірність доступу конкретних співробітників до конкретних документів та інформації, які складають комерційну таємницю;

– контролювати правильність розмноження та розсилки документів, які містять комерційну таємницю, в інші підприємства та установи (в тому числі і партнерам) та переадресацію документів в інші підрозділи підприємства, не допускаючи необгрунтованого адресування таких документів в організації (підрозділи підприємства), які не мають до них безпосереднього відношення;

– припиняти дії співробітників, які можуть призвести до порушення вимог діючих нормативних документів щодо забезпечення збереження конфіденційних комерційних інтересів підприємства;

– разом з посадовими особами виявляти інформацію, яка не включена до “Переліку відомостей, які складають комерційну таємницю” з тим, щоб своєчасно вжити заходів щодо збереження такої інформації, не допустити доступу до неї співробітників, які не мають до неї відношення;

– вивчати ефективність та достатність заходів, які вживаються, для забезпечення необхідного режиму роботи з комерційними секретами на робочих місцях співробітників;

– вимагати від керівників підрозділів здійснювати у встановлені строки коригування усіх раніше оформлених дозволів на допуск підлеглих до роботи з комерційними секретами та брати участь в цій роботі;

– ознайомитися з усіма наказами та розпорядженнями, які пов’язані зі змінами посадових та функціональних обов’язків співробітників;

– враховувати допущені порушення режиму забезпечення збереження комерційних секретів, зауваження та пропозиції щодо його удосконалення, аналізувати їх та вживати відповідних заходів;

– своєчасно ставити перед керівництвом підприємства питання про притягнення до відповідальності осіб, які виявляють халатність або нехтують вимоги режиму щодо забезпечення збереження комерційних секретів, практично до не допуску на право роботи з документами та відомостями, які складають комерційну таємницю.

4. Повноваження посадових осіб стосовно доступу співробітників до документів та відомостей, які складають комерційну таємницю

Допускати співробітників до документів та відомостей, які складають комерційну таємницю, мають право:

– керівник підприємства – до всіх документів та відомостей, які складають комерційну таємницю з усіх питань діяльності підприємства – усіх співробітників;

– заступники керівника та інші керівники підприємства – до документів та відомостей, які складають комерційну таємницю, відповідно до їх функціональних обов’язків – усіх співробітників;

– начальники (завідуючі) відділів, цехів, самостійних лабораторій, керівники СКТБ (спеціальне конструкторсько-технологічне бюро), ОКТБ (особливе конструкторсько-технологічне бюро), наукові керівники НДДКР – до документів та відомостей, які складають комерційну таємницю, власниками яких вони є – своїх підлеглих співробітників. Окремі керівники, відповідно до затвердженого списку, мають це право стосовно представників сторонніх організацій;

– начальники лабораторій, груп, які входять до складу відділів – стосовно документів, які містять комерційну таємницю, та розроблені цим підрозділом, а також документів, які надійшли на їх ім’я – тільки підлеглим працівникам.

5. Загальні вимоги до оформлення доступу співробітників до документів та відомостей, які складають комерційну таємницю

5.1. Документальне (письмове) оформлення доступу може здійснюватись такими способами:

– складанням іменних списків, в яких вказуються прізвища імена та по-батькові, займані посади, категорії документів та відомостей, з якими дозволяється працювати співробітникові (списки на право користування справами, на право участі в нарадах при обговоренні комерційних секретів та інше);

– у вигляді розпорядчих написів (резолюцій) на самих документах;

– складанням посадових списків з переліком посад та обсягу конкретних документів та інформації, якими необхідно користуватися тим або іншим особам;

– складанням переліку конкретних документів, які затверджуються керівником підприємства, і з якими дозволяється знайомити конкретних співробітників без наявності розпорядчого надпису.

5.2. Кожен дозвіл повинен мати дату його оформлення.

Дія оформлених дозволів переглядається не менше двох разів на рік.

5.3. У розпорядницькому написі на документі про право на ознайомлення кола осіб керівник повинен, при необхідності, визначити обмеження в доступі конкретних співробітників до відомостей, викладених у документі, і визначити відповідальних за виконання документа.

5.4. Реалізація прав керівників стосовно доступу співробітників до документів і відомостей, що складають комерційну таємницю, здійснюється під контролем підрозділу безпеки.

Іменні і посадові списки, списки конкретних документів (див. п.5.1) візуються підрозділом безпеки, віза якого підтверджує правомірність доступу визначених співробітників до конкретних документів і відомостей.

Працівник підрозділу безпеки перед видачею співробітникові документів відповідно до списків або їхнього допуску на нараду з обговоренням комерційних секретів перевіряє:

– наявність дозволу, підписаного відповідним керівником, і термін його дії;

– відповідність робочого місця співробітника режимним вимогам (див. п. 6) при видачі документів на робочі місця.

Перед видачею співробітникам документів з розпорядницькими написами на них працівник підрозділу безпеки перевіряє повноваження конкретного керівника стосовно доступу і правомірність доступу співробітників.

5.5. Керівник підрозділу безпеки анулює дозвіл на видачу документів і відомостей, що складають комерційну таємницю, співробітникові, службові або функціональні обов’язки якого були змінені наказом або розпорядженням керівника підприємства, якщо в цьому наказі або розпорядженні не оговорено, що згідно з новими обов’язками співробітникові потрібні документи і відомості, до яких він був раніше допущений.

6. Порядок видачі документів, що містять комерційну таємницю, на робочі місця співробітників

6.1. Документи можуть бути видані на робочі місця співробітників за умови відсутності в цих приміщеннях осіб, які не мають права доступу до цих документів.

6.2. У службові кабінети керівника підприємства, його заступників можуть бути видані будь-які документи з їх поверненням наприкінці дня в підрозділ безпеки.

6.3. Список приміщень, у які дозволяється видавати документи, що складають комерційну таємницю, візується підрозділом безпеки і затверджується одним з керівників підприємства.

7. Порядок доступу до документів категорії

“КТ-особливої важливості”

7.1. До таких документів належать зведені річні і перспективні плани комерційної діяльності, звіти про їхнє виконання, програми і календарні плани випуску продукції, інші важливі відомості. Віднесення таких документів до категорії “КТ-особливої важливості” визначають керівник підприємства, його заступники (відповідно до функціональних обов’язків), про що робиться розпорядницький напис на самому документі. На цих документах підрозділ безпеки ставить штамп “КТ-особливої важливості”.

7.2. Такі документи можуть бути видані тільки за письмовим дозволом керівника підприємства, його заступників (відповідно до функціональних обов’язків) і візою керівника підрозділу безпеки.

У такому ж порядку здійснюється зняття копій і право виписок з документів “КТ-особливої важливості”.

7.3. Зведені плани комерційної діяльності, звіти про їхнє виконання й інші важливі документи беруться на інвентарний облік і в справи не підшиваються.

8. Порядок доступу виконавців до документів

Оперативного листування

8.1. Документація, що містить важливу конфіденційну комерційну інформацію, листи організацій-партнерів доповідаються керівникові підприємства.

8.2. Окремі документи, відповідно до переліку, затвердженого керівником підприємства, можуть передаватися підрозділом безпеки безпосередньо виконавцеві, минаючи його керівника.

Перелік таких документів складається керівниками відділів, цехів і самостійних лабораторій разом з підрозділом безпеки і затверджується керівником підприємства або його заступником.

8.3. Вхідні документи можуть бути видані виконавцю на підставі розпорядницького напису на самому документі посадових осіб підприємства відповідно до їх повноважень (див. п. 4).

8.4. З копіями вихідних документів співробітники (крім безпосередніх виконавців документів і осіб, що візують їх), можуть бути ознайомлені з дозволу посадових осіб відповідно до їх повноважень (див. п. 4).

9. Порядок розмноження й адресування документів,

Що складають комерційну таємницю,

У зовнішні організації і підрозділи підприємства

9.1. Дозвіл на розмноження, з вказівкою про кількість екземплярів документів, що складають комерційну таємницю, дає посадова особа, що має повноваження допускати виконавців до цих документів.

Розмноження документів здійснюється в суворо визначеній кількості примірників, дійсно необхідних для виробничої, господарської й іншої діяльності.

9.2. Необхідність розсилки документів і їхнє адресування визначає керівник підрозділу. Направлятися документи повинні тільки в ті зовнішні організації або підрозділи підприємства, що мають безпосереднє відношення до відомостей, які містяться в адресованому документі.

9.3. Необхідність розмноження підтверджується підписом керівника підрозділу безпеки.

9.4. Усі документи, що направляються в зовнішні організації або передаються в підрозділи підприємства, візуються керівником підрозділу безпеки, який у таких випадках перевіряє:

– правильність адресування документа конкретним керівником;

– наявність у документі зайвих відомостей, повідомлення про які не викликане прямою виробничою або іншою необхідністю;

– правильність визначення грифа конфіденційності документа і необхідність кількості екземплярів, що розсилаються.

9.5. Працівник підрозділу безпеки перед відправленням таких документів перевіряє наявність усіх необхідних підписів і віз на документі, у тому числі візи керівника підрозділу безпеки.

10. Порядок доступу представників сторонніх організацій до документів і відомостей, що містять комерційну таємницю

До представників сторонніх організацій належать:

– співробітники інших установ, підприємств, організацій, що прибувають на підприємство у зв’язку з питаннями його основної діяльності;

– представники органів суду, прокуратури, міліції й інших органів, що мають право контролю або перевірки тих чи інших аспектів діяльності підприємства; їх права, компетенція і відповідальність за збереження комерційної таємниці підприємства визначаються Господарським кодексом України, законами України “Про прокуратуру”, “Про службу безпеки України”, “Про міліцію”, “Про державну податкову службу України” тощо.

10.1. Зазначені особи можуть бути ознайомлені з документами та відомостями, що складають комерційну таємницю, керівником підприємства або його заступниками (в межах їхніх функціональних обов’язків) при наявності письмового запиту керівників сторонніх організацій, постанови про порушення кримінальної справи, ордера прокурора на проведення обшуку або виїмки. Дозвільний напис повинен чітко визначати коло питань чи документів, з якими варто ознайомити відвідувачів підприємства.

Керівник відділу, цеху, лабораторії на підставі дозвільного напису визначає працівника, якому доручається прийняти відвідувача підприємства, і перелік документів, з якими його можна ознайомити. Правомірність видачі документів підтверджується керівником служби безпеки.

10.2. Представникам правоохоронних і інших органів, що мають право контролю за діяльністю підприємства, документи і відомості, які містять комерційну таємницю, можуть бути видані у встановленому законодавством України порядку і відповідно до положення про комерційну таємницю підприємства і правил її збереження.

10.3. Ознайомлення зазначених осіб з комерційними секретами здійснюється в присутності працівника підприємства. Ці особи зобов’язані розписатися про ознайомлення на документі, з яким вони були ознайомлені, і підписати угоду про конфіденційність з відвідувачем підприємства.

10.4. Співробітникам підприємства категорично забороняється знайомити відвідувачів із зайвими документами і відомостями, що містять комерційну таємницю, які виходять за коло питань, визначених керівником підприємства.

11. Порядок доступу осіб на наради і засідання

Для обговорення комерційних секретів

Доступ посадових осіб на різні наради і засідання, на яких обговорюються питання, пов’язані з комерційною таємницею (за винятком робочого обговорення таких питань), у тому числі і запрошених представників інших установ, здійснюється за списком із зазначенням питань, в обговоренні яких дозволено взяти участь кожному учаснику наради.

Зміни в списках учасників наради можуть вноситися тільки керівником підприємства або його заступниками.

Список візується керівником підрозділу безпеки.

Підрозділ безпеки підприємства

З Положенням повинні бути ознайомлені всі співробітники підприємства, що мають відношення до робіт, документів і відомостей, які складають комерційну таємницю підприємства.