Поняття про реквізити

Реквізит

Місце

Державний герб України, автономної республіки

Посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою установи, організації або підприємства.

Емблема організації

Поряд з назвою установи, організації або підприємства.

Зображення державних нагород

У верхньому лівому кутку або посередині документа

Код установи, організації або підприємства за класифікатором підприємств та організацій (ОКПО)

У верхньому правому кутку.

Код

У верхньому правому кутку під кодом установи, організації або підприємства.

Найменування міністерства чи відомства, якому підпорядковується установа, організація або підприємство

У верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

Найменування установи, організації або підприємства – автора документа

У верхньому лівому кутку, може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

Найменування структурного підрозділу

У верхньому лівому кутку, дозволяється друкувати машинописним способом.

Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа/абонементного телеграфу, номери телефонів, факсів, номер рахунка в банку

У верхньому лівому кутку.

Назва виду документа

Посередині сторінки або ліворуч; наводиться в усіх документах, крім листів.

Дата

Записується цифровим – трьома парами арабських цифр -15.01.04; цифрово-словесним способом – 15 січня 2004року; словесним – словами – п’ятнадцяте січня дві тисячі четвертого року. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесним і цифрово-словесним способом.

Індекс забезпечує оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання

У верхній частині сторінки ліворуч Містить три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Посилання на індекс і дату вхідного документа (у верхній частині сторінки зліва.

Місце складання або видання

У верхній частині сторінки зліва. Включає назву міста чи населеного пункту, де видається документ.

Гриф обмеження доступу до документа

З правого боку під кодом форми. Записується із середини рядка “Для службового користування” (“ДСК”), “Таємні”, “Цілком таємні”.

Адресат

У верхній частині сторінки праворуч. Кожний елемент пишеться із середини нового рядка з великої літери.

Адреса, за новими вимогами, вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової чи приватної особи.

Гриф затвердження. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб

У верхній правій частині документа.

Елементи грифу затвердження: слово

ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; дата затвердження; слово ЗАТВЕРДЖЕНО; назва документа, яким затверджено.

Резолюція. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою

У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Резолюція складається з таких елементів: ініціалів та прізвища виконавця, якому відправлений документ; вказівки про порядок у характері виконання документа; терміну виконання документа; особистого підпису керівника; дати. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи.

Заголовок до тексту

Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і починається з прийменника “Про”, який пишеться, як правило, з великої літери, має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.

Відмітка про контроль

З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. Її проставляють за формою “К” або “Контроль”.

Текст

По всій ширині сторінки (від поля до поля).

Складається з таких логічних елементів: вступ, доказ, закінчення.

Відмітка про наявність додатка

Ліворуч у верхній половині сторінки.

Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:

Додаток: на 3 стор. у 4 прим. Якщо документ має додатки, що не згадуються у тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників:

Додаток: “Проект…” на 4 стор. у 3 прим.

Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 3 стор. адресатові.

Якщо додатків багато, окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до списку на 5 стор.

Підпис

Підписують перший примірник документа. Підпис складається із зазначення посади (з лівого боку), підпису (посередині), ініціалів (або ініціалу імені) і прізвища особи, що підписала документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді. Підписи проставляються на одному рівні, якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду. Розшифрування підпису в дужки не береться і після прізвища крапка не ставиться.

Гриф узгодження

На зовнішній формі складається зі слова УЗГОДЖЕНО, назви посади службової особи, включаючи назву установи, з якою узгоджується документ, особистого підпису, його розшифрування, дати. Гриф узгодження розміщується нижче від реквізиту “Підпис” або на окремій сторінці.

Віза (внутрішнє узгодження проекту документа – це візування)

Віза складається з особистого підпису особи, що візує, і дати. Віза ставиться нижче реквізиту “підпис” від краю лівого поля. Якщо той, хто візує, має зауваження і доповнення до проекту документа, він оформляє їх на окремому аркуші.

На вихідних документах віза ставиться на другому примірнику, який залишається в установі, організації, фірмі тощо. На внутрішніх документах віза може проставлятися на першому примірнику.

Печатка. Печатки бувають гербові та прості, які мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Гербові засвідчують юридичні або фізичні права осіб, прикладаються до статутів, положень тощо

Відбиток печатки проставляється так, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ, частину підпису і був зручним для прочитання.

Відмітка про завірення (засвідчення) копії

У правому верхньому кутку пишеться слово “Копія”, під реквізитом “Підпис” – слово “Правильно”); дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. У разі потреби підпис завіряється печаткою.

Прізвище виконавця і номер його телефону (обов’язкові на вихідних документах; листах, довідках, висновках). Складається з прізвища виконавця і номера його службового телефону

В нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

В лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа містить стислу довідку про виконання; слова “ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Відмітка про перенесення даних на машинний носій

Після тексту в нижній частині документа містить запис “Інформація перенесена на машинний носій”; підпис особи, відповідальної за перенесення даних; дату перенесення.

Відмітка про надходження (містить скорочену назву організації, що отримала документ; дату його надходження)

Праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа