Паблик рилейшнз
Сем Блек
Прес-конференції та прийоми
(із книги: Black S. Introduction to Public Relations. – London, 1989)
Проведення прес-конференцій є загальноприйнятим і ефективним засобом надання інформації пресі, коли воно використовується розумно. Деякі організації, однак, ніколи не втрачають нагоди для скликання прес-конференції чи проведення прийому для преси. Це може бути пов’язано з виконавчим директором, якому подобається виступати, чи з рекомендаціями консультантів з ПP, які хочуть продемонструвати активність від імені своїх клієнтів.
Прес-конференцію
Преса вітає запрошення на прийоми з коктейлями,
Якщо необхідно зібрати прес-конференцію в дуже стислі строки, слід подзвонити індивідуально кожному редакторові, а агентства новин можна попросити зазначити час і місце в документах, пересланих факсом у газети.
Запрошення на прес-конференцію має бути, як правило, надіслано за тиждень. У ньому має бути чітко зазначено причину її проведення і, по можливості, імена основних виступаючих. Бажано надати достатньо деталей, щоб редактор зрозумів, що ця подія заслуговує висвітлення, проте й не видати так багато, щоб не виникло бажання не відвідувати конференцію взагалі. Звичайно, має бути надано чітку інформацію про місце, дату й час. Дивно, однак досить часто той чи інший із цих аспектів випускається. Місцем прес-конференції звичайно має бути Лондон, навіть якщо керівництво організації розташовано де-небудь в іншому місці. Якщо вона буде проводитися за межами Лондона – наприклад, на новій фабриці – ситуація дещо змінюється, і провінційна преса стає більш значущою. Проте слід пам’ятати, що більшість із цих газет напряму пов’язані з національними.
Якщо конференція становить загальний інтерес, дуже складно знайти час, який підійде відразу для всіх. Ранкові газети не цікавляться подіями, що встигли з’явитися в попередніх вечірніх газетах чи в повідомленнях по радіо і телебаченню. Звичайним часом для конференції є час з 11.00 до 11.30 чи з 14.30 до 15.00. Якщо перед нами технічна проблема, то краще провести прес-конференцію в ранкові години, це дасть можливість щоденним газетам підготувати повне повідомлення, а коротке згадування у вечірніх газетах їм не завадить. Ранкові газети відправляються до друку так рано, що немає сенсу скликати прес-конференцію пізніше 15.00, якщо вона не спрямована переважно на щотижневики і спеціальну пресу.
Важливим також є правильний вибір дня. У деяких випадках такої можливості немає, оскільки повідомлення має прозвучати в певний день. Слід врахувати, що конференція може збігтися з іншими подіями, які приваблять пресу. Це створить невигідне висвітлення вашого заходу на її сторінках. Наприклад, не слід фірмі, що торгує запчастинами, проводити прес-конференцію в день, виділений для преси на автомобільній виставці. Це вигаданий приклад, однак подібні випадки показують, що повністю немає передбачливості. П’ятниці є також невдалими днями для національних газет.
Особливі домовленості має бути зроблено із щомісячними журналами, які часто відправляються до друку за кілька місяців до виходу в світ. Це особливо стосується популярних щомісячників та жіночих журналів.
Деякі редактори дають відповідь на запрошення на конференцію, деякі – ні, тому практично неможливо знати заздалегідь, скільки людей прийде до вас. Отже, краще мати більше крісел, а не менше. Якщо конференцію призначено на 11.00, то необхідно врахувати, що хтось може прийти на дванадцять хвилин раніше, тому складеться погане враження, якщо в приміщенні будуть наводити порядок. Звичайно прийнято мати кілька столів на вході, де преса розписується і одержує тексти та фотографії. Якщо очікується прибуття великої кількості людей, слід підключити кілька працівників, щоб уникнути черг. Особисті вітання від прес-секретаря чи його заступника створять журналістам добрий настрій із самого початку.
Немає необхідності в особливих хитруваннях, проте непогано мати невелике підвищення для виступів. У виступаючих мають бути імена на картках перед ними, шрифт на яких повинен бути достатньо великим, щоб його можна було прочитати з кінця залу. Усім членам ПР-команди належить мати значки із своїми іменами, цей важливий пункт часто ігнорується.
Якщо конференцію призначено на 11.00, її слід почати протягом п’яти чи десяти хвилин у рамках цього часу. Виступи мають бути порівняно короткими, щоб дати можливість звернутися із запитаннями. Іноді в кінці конференції пропонуються напої, в деяких випадках – їжа. Запрошення має чітко вказувати, що саме буде запропоновано, якщо подібне передбачається.
Якщо надаються фотографії, їх слід давати в закритих конвертах чи спеціальних папках. Часто для цього використовується пластикова папка, і добре, якщо назву фірми-спонсора не виведено там великими літерами.
Копії всіх виступів на конференції мають бути доступними будь-кому. А потім слід розіслати їх у газети і журнали, які не були представлені.
Велика частина наведених зауважень стосується також прийомів преси, за винятком того, що правила тут більш неформальні й прийом проводиться у вечірній час.
Поширюється тенденція запрошення на прес-конференції і прийоми чужих, у тому розумінні, що вони не є пресою. Не слід це вітати, оскільки відбувається втручання в основну мету конференції і це часто обурює пресу.
(2 votes, average: 4,00 out of 5)