Інвентаризація

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК В УКРАЇНІ: ОСНОВИ ТА ПРАКТИКА В УКРАЇНІ

Розділ II.

ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

2.5. Інвентаризація

Інвентаризація (від лат. І nventarium – розпис, опис) – облік і перевірка в натурі матеріальних цінностей і коштів на підприємствах, установах, організаціях та контроль за достовірністю розрахунків щодо них. Інвентаризація – це засіб контролю за збереженням кількості та якості ресурсів, за достовірністю обліку.

Порядок проведення інвентаризації визначається нормативними документами держави

та підприємства. На сьогодні діє “Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків” затверджена наказом Мінфіну від 11.07.1994 № 69.

Згідно з інструкцією проведення інвентаризації є обов’язковим:

А) при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;

Б) перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей,

коштів і зобов’язань, інвентаризація яких проводилась не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних фондів може проводитись один раз у три роки, а бібліотечних фондів – один раз у п’ять років;

В) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийому-передачі справ);

Г) при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

Д) за приписом судово-слідчих органів;

Е) у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ);

Є) при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не проводитися у разі передачі підприємств та їх структурних підрозділів в межах одного органу, до сфери управління якого входять ці підприємства;

Ж) у разі ліквідації підприємства.

При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності проведення інвентаризації обов’язкове у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів, а також за вимогою хоча б одного члена колективу (бригади).

У випадках, коли проведення інвентаризації є обов’язковим, інвентаризації підлягають також майно і матеріальні цінності, що не належать підприємству, та облік яких ведеться на позабалансових рахунках.

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах, розпорядчим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівника структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

На підприємствах, де через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально-відповідальних осіб одного й того ж працівника два роки підряд.

При проведенні інвентаризації застосовуються форми, затверджені постановою Державного комітету СРСР зі статистики “Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств та організацій” від 28 грудня 1989 р. № 241:

– Інв-1 – Інвентаризаційний опис основних засобів;

– Інв-2 – Інвентаризаційний ярлик;

– Інв-3 – Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей;

– Інв-4 – Акт інвентаризації товарів відвантажених;

– Інв-5 – Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання;

– Інв-6 – Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі;

– Інв-8 – Акт інвентаризації дорогоцінних металів та виробів з них;

– Інв-8а – Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, що містяться в напівфабрикатах, вузлах і деталях обладнання, приладах та інших виробах;

– Інв-9 Акт інвентаризації дорогоцінного каміння, природних алмазів та виробів з них;

– Інв-10 – Акт інвентаризації незакінчених ремонтів основних засобів;

– Інв-11 – Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів;

– Інв-15 – Акт інвентаризації наявності грошових коштів;

– Інв-16 – Інвентаризаційний опис цінностей і бланків суворої звітності;

– Інв-17 – Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами;

– Додаток до форми № Інв-17 – Довідка до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами;

– Інв-18 – Звіряльна відомість інвентаризації основних засобів;

– Інв-19 – Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей.

Застосовується також форма М-21 “Інвентаризаційний опис №_”, затверджена наказом Міністерства статистики України “Про затвердження типових форм первинних документів з обліку сировини і матеріалів” від 21 червня 1996 р. № 193.

Інвентаризація може бути повна і часткова. При повній інвентаризації перевіряють всі наявні цінності підприємства, а при частковій – лише їх певну частину. Державою може встановлюватися обов’язкове проведення повних або часткових інвентаризацій у випадках, що непередбачені інструкцією (наприклад при зміні цін).

Згідно з Інструкцією, при інвентаризації товарно-матеріальних цінностей їх переважування, обмір, підрахунок проводиться у порядку розміщення цінностей у даному приміщенні, не допускаючи безладного переходу комісії від одного виду цінностей до іншого.

При зберіганні товарно-матеріальних цінностей в різних ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення опломбовується і комісія переходить у наступне приміщення.

Інвентаризаційні описи складаються окремо на товарно-матеріальні цінності, що знаходяться в дорозі, не оплачені у строк покупцями відвантажені товари і цінності, та на ті, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці).

Кількість цінностей і товарів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може визначатися на підставі документів за умови обов’язкової перевірки в натурі частини вказаних цінностей.

На прибуткових документах на товарно-матеріальні цінності, що надійшли на об’єкт і прийняті під час його інвентаризації матеріально-відповідальною особою у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови робиться відмітка “після інвентаризації” з посиланням на дату опису, де записані ці цінності.

На видаткових документах про товарно-матеріальні цінності, які відпущені зі складу під час інвентаризації з дозволу керівника підприємства і головного бухгалтера у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови, робиться відмітка, та вони заносяться до окремого опису в порядку, аналогічному для цінностей, що надійшли під час інвентаризації.

Допускається складання групових інвентаризаційних описів малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих в індивідуальне користування працівників, із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб (на яких ведуться особові картки) з їх розпискою в опису.

При інвентаризації часто виникають різниці між фактичною наявністю матеріальних цінностей і даними обліку. При врегулюванні інвентаризаційних різниць взаємний залік надлишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущено тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що надлишки і нестачі утворились за один і той же період, що перевіряється, та в однієї і тієї ж особи, яка перевіряється.

Органи державного управління, до відання яких відносяться підприємства, можуть установлювати порядок, коли такий залік може бути допущений стосовно однієї і тієї ж групи товарно-матеріальних цінностей, якщо цінності, що входять до її складу, мають схожість за зовнішнім виглядом або упаковані в однакову тару (при відпуску їх без розпаковки тари);

У разі, коли при заліку нестач надлишками при пересортиці вартість цінностей, що виявились у нестачі, більше вартості цінностей, що виявились у надлишку, різниця вартості має бути віднесена на винних осіб.

Якщо конкретні винуватці пересортиці не встановлені, то сумові різниці розглядаються як нестачі цінностей понад норми природних втрат із віднесенням їх на результати фінансово-господарської діяльності. За такими сумовими різницями в протоколах інвентаризаційної комісії мають бути наведені вичерпні пояснення причин, за якими різниці не можуть бути віднесені на винних осіб. Перевищення вартості цінностей, що виявились у надлишку, проти вартості цінностей, що виявились у нестачі при пересортиці, відноситься на збільшення

Даних обліку відповідних матеріальних цінностей і результатів фінансово-господарської діяльності.

Згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 № 116 “Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей” розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається за балансовою вартістю цих цінностей (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50 % від балансової вартості на момент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначає Мінстат, відповідного розміру податку на додану вартість та розміру акцизного збору за формулою:

Де Р3 – розмір збитків (у гривнях);

Бв – балансова вартість на момент встановлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей (у гривнях);

А – амортизаційні відрахування (у гривнях);

Іінф – загальний індекс інфляції, який розраховується на підставі щомісячно визначених Мінстатом індексів інфляції;

ПДВ – розмір податку на добавлену вартість (у гривнях);

Азб – розмір акцизного збору (у гривнях).

К – коефіцієнт відшкодування (згідно постанови, залежно від виду матеріальних цінностей, він може бути від 1,5 до 50, у більшості випадків – 2).

За несвоєчасне та недоброякісне проведення інвентаризації грошових коштів та матеріальних ресурсів на винних осіб, згідно статті 164-2 Адміністративного кодексу України, може накладатись штраф у розмірі від 8 до 15, а при повторних протягом 12 місяців випадках – у розмірі від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.