4. Табличний процесор
4.2. Введення даних у таблицю
З набором першого символу в активній комірці з’являється текстовий курсор, а в рядку формул з’являються два значки (кнопки): “червоний хрест” (скасування) і “зелена галочка” (введення).
Якщо під час заповнення комірки введено зайвий символ, треба натиснути клавішу ←(Backspace), щоб його стерти. Для припинення помилкового введення натискають клавішу Esc.
– При введенні чисел ціла частина від дробової відділяється комою, дати пишуться
Наприклад: 3,14 56,09 15.12.2015 20.03.37
При введенні даних в комірку комп’ютер аналізує їх і приймає рішення, як їх використовувати надалі: як число, формулу чи як текст. При цьому інколи трапляються помилки.
Наприклад, після введення тексту “-Я вчуся” у комірці побачимо: #NAME? (або #ИМЯ?). Це комп’ютер “вирішив”, що введено число, бо на початку стоїть мінус. Оскільки обчислити значення не вдалося, з’явилося повідомлення про помилку.
Щоб незалежно від змісту дані були сприйняті як текст, на початку ставлять символ “‘” (апостроф): “‘-Я вчуся”.
Те, що набирається
Поки не вибрана відповідна команда для зберігання (див. далі), набрані символи можна редагувати.
Якщо у вікні Excel відсутній рядок формул, треба у меню Вигляд навпроти команди Рядок формул встановити позначку “✓”
Перехід на нову комірку справа або знизу відбувається автоматично, залежно від того, якою клавішею завершено введення вмісту попередньої комірки:
– щоб завершити введення вмісту активної комірки і перейти вниз, треба натиснути клавішу Enter або клавішу ↓ ;
– щоб завершити введення вмісту активної комірки і перейти праворуч, треба натиснути клавішу Tab або клавішу → .
Клавіші ↓ та ↑ спричиняють перехід на сусідню комірку у відповідному напрямку.
Щоб завершити введення вмісту і залишитися в поточній комірці, треба натиснути кнопку “зелена галочка” в рядку формул.
Тобто, клавіші Enter або ↓ використовують при заповненні комірок таблиці по стовпчиках, а клавіші Tab або → використовують при заповненні комірок таблиці по рядках.
Текст, який не вміщується в комірку, буде “вилазити” на сусідні порожні комірки. Якщо сусідня комірка заповнена, то текст буде обрізано на її межі. Введені дані при цьому не втрачаються: досить зробити комірку активною і весь текст з’явиться у рядку формул.
Виправлення помилок
Помилки в комірках виправляють так:
– щоб виправити кілька символів, треба двічі клацнути на потрібній комірці, після чого виправити помилку;
– щоб стерти вміст комірки, треба зробити комірку активною (клацнути на ній) і натиснути клавішу Del;
– щоб замінити вміст, треба зробити комірку активною, набрати нові дані і натиснути клавішу Enter (або Tab).
Стертий помилково вміст комірки можна поновити, якщо
Натиснути клавіші >← (Backspace), Ctrl+Z або клацнути кнопку Скасувати на панелі інструментів.
Зберігання таблиці
Створювана електронна таблиця знаходиться в оперативній пам’яті. Щоб вона не була втрачена після вимкнення комп’ютера, треба зберегти таблицю на вінчестері або іншому носієві, для чого необхідно клацнути на значку Зберегти або у меню Файл вибрати команду Зберегти.
Відкриється діалогове вікно (див. малюнок далі) Збереження документа, де користувачеві пропонується записати файл у папку Мої документи з назвою Книга 1 (Книга2 тощо).
Якщо користувач хоче записати створений документ у іншу папку і з іншим іменем, необхідно:
– у полі їм я файлу набрати назву файлу;
– у полі Папка відкрити список;
– зі списку вибрати назву диска;
– у вікні диска відкрити папку;
– натиснути кнопку Зберегти.
Створений файл з обраною назвою і розширенням. xls запишеться у вказану папку.
Питання для самоконтролю:
1. Що з’являється в активній комірці з набором першого символу?
2. Яке призначення кнопок “червоний хрест” і “зелена галочка”?
3. Як видалити неправильно введений символ?
4. Які особливості введення в комірку десяткового дробу і дати?
5. Як “обдурити” програму і ввести число або дату як текст?
6. Як можна виправити помилки при наборі даних?
7. Як завершити введення з переходом на комірку праворуч?
8. Якою клавішею завершують введення для переходу на комірку знизу?
9. Як завершують введення, щоб активна комірка не змінилась?
10. Як зберегти таблицю у файл у власній папці з потрібним іменем?
(2 votes, average: 4,50 out of 5)