Організація структури управління зовнішньоекономічною діяльністю на підприємстві

Зовнішньоекономічна діяльність

2 ОРГАНІЗАЦІЯ ТА УПРАВЛІННЯ ЗОВНІШНЬОЕКОНОМІЧНОЮ ДІЯЛЬНІСТЮ НА ПІДПРИЄМСТВІ

2.2 Організація структури управління зовнішньоекономічною діяльністю на підприємстві

У сучасних умовах демонополізації зовнішньоекономічної діяльності підприємство – основна ланка зовнішньоекономічного комплексу країни. Відповідно до чинного законодавства підприємство це самостійний суб’єкт господарювання, створений у визначеному порядку для виробництва

Продукції, виконання робіт і надання послуг з метою

задоволення суспільних потреб і одержання прибутку. Відповідно до чинного законодавства підприємство має право самостійно визначати форми, методи й обсяги роботи на зовнішньому ринку.

Для ефективного управління зовнішньоекономічною діяльністю на рівні підприємства потрібна адекватна умовам його роботи структура управління. Організаційна структура управління зовнішньоекономічною діяльністю підприємства визначається, насамперед, тими цілями і завданнями, які вона покликана вирішувати.

Найбільший досвід управління зовнішньоекономічною діяльністю накопичено у спеціалізованих зовнішньоторговельних

організаціях (ЗТО).

Провідною структурною одиницею ЗТО є фірма, яка спеціалізується на торгівлі певними товарами за групою країн. Очолюють фірму директор і залежно від обсягу роботи – кілька його заступників.

Функціональні відділи і служби, що сприяють роботі спеціалізованих фірм і ЗТО, можна поділити па три групи:

1. Група відділів і служб, що здійснюють планування:

– планово-економічний відділ – планування зовнішньоторговельної діяльності і контроль виконання плану, аналіз господарської діяльності ЗТО;

– валютно-фінансовий відділ – валютне планування та контроль за банківськими валютними, кредитними та розрахунковими операціями, дотримання інтересів ЗТО при зовнішньоторговельних операціях;

– транспортний відділ – планування та забезпечення перевезень експортних і імпортних вантажів;

– бухгалтерія ЗТО – облік і звітність, розрахунки з банками, постачальниками і сторонніми організаціями, розрахунок і виплата заробітної плати, аналіз (разом із плановим відділом) результатів фінансової діяльності по об’єднанню та рекомендації з її поліпшення.

2. Група відділів, що займаються безпосередньо маркетингом:

– відділ кон’юнктури та цін – дослідження попиту, пропозиції, динаміки цін, структури ринків, систематизація кон’юнктурних матеріалів, координація роботи фірм із спільними іноземними агентами, методичне керівництво та контроль правильності розрахунків і застосування цін фірмами при підготовці і укладанні контрактів, інша робота з дослідження кон’юнктури ринків;

– відділ реклами та виставок займається рекламною діяльністю ЗТО, організує участь спеціалізованих фірм у міжнародних виставках і ярмарках;

– інженерно-технічний відділ – вивчення чинних на світовому ринку технічних вимог до товарів та інформування про них безпосередніх виробників товарів, аналіз технічного рівня та якості продукції, її конкурентоздатності, що відповідають висновкам та рекомендаціям спеціалізованих фірм з цих питань;

– відділ спільних підприємств – координація, планування та контроль діяльності спільних підприємств, створених за участю іноземного капіталу па території України, і змішаних товариств, які створені за участю об’єднання за кордоном, створення нових змішаних товариств за кордоном та їх ліквідація;

– відділ технічного обслуговування та запчастин – організація гарантійного та післягарантійного технічного обслуговування експортованих об’єднанням товарів у закордонних країнах, забезпечення технічних центрів та закордонних агентів об’єднання необхідними запасними частинами, ремонтним устаткуванням та транспортом.

3. Група відділів, що забезпечують прийняття і виконання управлінських рішень:

– відділ розвитку – удосконалювання організаційної структури об’єднання;

– відділ АСУ (ОЦ) – автоматизація розрахунків, впровадження економіко – математичних методів та ЕОМ у практику роботи об’єднання і фірм, створення разом з іншими відділами та фірмами баз даних і ведення їх;

– відділ кадрів – питання добору і розміщення кадрів, ведення особистих справ працівників;

– відділ закордонних відряджень – оформлення відряджень за кордон;

– канцелярія – реєстрація і контроль організаційно-розпорядницької документації і листування;

– адміністративно-господарський відділ – постачання необхідними для роботи об’єднання матеріалами й устаткуванням, відповідальність за експлуатацію будівлі, інша господарська робота;

– юридичний відділ – допомога у складанні умов контрактів та угод, консультація фірм із питань претензій і рекламацій, розбіжностей, захист інтересів ЗТО в судах і арбітражах, правове забезпечення діяльності ЗТО;

– протокольний відділ – виконує доручення керівництва ЗТО та фірм з організації прийомів представників іноземних фірм, що прибули з діловими цілями.

Іноді юридичний та протокольний відділи, а також бухгалтерія і відділ кадрів підпорядковуються безпосередньо директору ЗТО, виконуючи в цілому ті ж функції.

Створення такої розгалуженої структури управління ЗЕД характерне для підприємств (організацій) незалежно від їхньої організаційно-правової форми, якщо їхня діяльність цілком зосереджена па зовнішніх ринках. Однак кількість таких підприємств, природно, є меншою, ніж кількість підприємств, що займаються виробництвом. На промислових підприємствах, що активно беруть участь у зовнішньоекономічній діяльності, зовнішньоторговельний апарат існує в основному у двох формах: як частина внутрівиробничої структури у вигляді зовнішньоекономічного відділу і як відносно самостійний підрозділ у вигляді зовнішньоторговельної фірми.

На різних підприємствах залежно від специфіки та масштабів діяльності в організації зовнішньоекономічних зв’язків беруть участь різні відділи і служби, але, як правило, основні функції в цій сфері акумулює відділ зовнішньоекономічних зв’язків (ВЗЕЗ):

1. Науково-технічне співробітництво та зовнішні зв’язки.

Передбачає проведення необхідних заходів щодо науково-технічного співробітництва з іншими фірмами та вивчення і впровадження передового досвіду, розробку планів співробітництва, організацію переговорів, збирання і нагромадження інформації з міжнародного досвіду, добір фахівців для відрядження за кордон, планування і контроль за експортним виробництвом, а також статистичну звітність.

2. Протокол:

– організація протокольних заходів, пов’язаних із прийомом делегацій;

– проведення консультацій з іноземними фахівцями тощо;

– оформлення документів для всіх фахівців, що прибувають на підприємство з питань розширення ринку збуту продукції й обміну досвідом;

– забезпечення перекладачами іноземних фахівців, делегацій, а також переговорів;

– переклад каталогів, проспектів, іншої технічної документації.

3. Аналітичні дослідження, складання прогнозу збуту та розробка політики ціноутворення:

– аналіз характеристик продукції, що випускається, з погляду вимог ринку;

– вивчення й аналіз ринку збуту продукції;

– розробка, складання прогнозу збуту;

– визначення можливого асортименту товарів для продажу на ринку і розробка проекту планованого обороту підприємства та нових форм обслуговування;

– створення банку даних для маркетингового ситуаційного аналізу;

– вивчення факторів, що впливають на швидкість упровадження товару на ринку, і вибір найбільш оптимального підходу до ціноутворення при реалізації продукції підприємства;

– аналіз стану цін на ринку.

4. Вивчення рекламної діяльності:

– розробка заходів щодо стимулювання попиту продукції підприємства;

– проведення аналізу заходів щодо реклами продукції.

5. Розробка планів і робота з укладання договорів на реалізацію продукції:

– укладання і продовження договорів, оформлення контрактів;

– робота з біржами, брокерами, дилерами й агентами по збуту;

– пошук споживачів па основі виданих прогнозів збуту;

– ведення картотеки з обліку споживачів;

– переговори з потенційними споживачами;

– ведення збуту за регіонами;

– робота із сервіс – центрами, забезпечення їх запасними частинами.