Оборотні відомості по синтетичних і аналітичних рахунках

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК

ЧАСТИНА 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Розділ 4.

Система рахунків бухгалтерського обліку і подвійний запис

4.6. Оборотні відомості по синтетичних і аналітичних рахунках

Для відображення змін, які відбулися протягом певного періоду в структурі господарських засобів, джерел їх утворення та господарських процесів потрібно провести узагальнення по бухгалтерських рахунках. З цією метою у бухгалтерському обліку складаються оборотні відомості як по синтетичних, так і по аналітичних рахунках.

Взагалі,

оборотна відомість являється способом узагальнення оборотів і залишків по бухгалтерських рахунках. Вона являє собою багатографну таблицю, в якій зазначається сальдо початкове, дебетовий і кредитовий обороти, а також сальдо кінцеве по кожному рахунку за звітний період (місяць). В кінці оборотної відомості по всіх колонках підраховують підсумки, за допомогою яких можна з’ясувати, чи не було допущено помилок в обліку при відображенні господарських операцій.

Для початку розглянемо структуру та порядок складання оборотної відомості по синтетичних рахунках. З цією метою для залучення

вихідної інформації із синтетичних рахунків скористаємося прикладом, який був розглянутий у пункті 4.4. даної теми (рис. 4.10.). Використовуючи дані по рахунках, які представлені у вказаній схемі, складемо оборотну відомість по синтетичних рахунках (табл. 4.7). Особливістю оборотних відомості по синтетичних рахунках є те, що вона складається лише з використанням грошового вимірника.

Використовуючи дані наведенні у табл. 4.7., можна вивести ряд тверджень.

По-перше, рівність підсумків по дебету і кредиту першої пари колонок пояснюється рівністю між господарськими засобами і джерелом їх утворення, які стали підставою для внесення сальдо початкового по відповідних рахунках.

По-друге, рівність оборотів по дебету і кредиту другої пари колонок пояснюється правилом подвійного запису, згідно з яким кожна господарська операція знаходить своє відображення одночасно по дебету одного і по кредиту іншого рахунку.

По-третє, рівність підсумків по дебету і кредиту третьої пари колонок пояснюється рівністю між господарськими засобами і джерелами їх утворення, по рахунках яких були виведені в результаті кінцеві сальдо.

Таблиця 4.7.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках, грн.

Назва Рахунку	Сальдо Початкове	Оборот	Сальдо Кінцеве
Д	К	Д	К	Д	К
Основні засоби	194000	194000
Виробничі запаси	4000	3000	7000
Рахунки в банках	8000	6400	7000	7400
Статутний капітал	194000	8000	202000
Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)	10000	8000	2000
Короткострокові Позики	2000	4000	6400	4400
Всього:	206000	206000	21400	21400	208400	208400

Якщо рівність між парами колонок немає, то це означає, що були допущені помилки або в записах по бухгалтерських рахунках, або при складанні безпосередньо самої оборотної відомості.

Треба зауважити, що в даній оборотній відомості знаходять відображення залишки (початкові і кінцеві) та обороти, але не зазначається кореспонденція рахунків, що не дає можливості виявити помилки, які виникають при реалізації правила подвійного запису.

З цієї метою в практиці обліку знайшла широке використання шахова оборотна відомість, яка у порівнянні із звичайною оборотною відомістю дає також можливість більш детально проаналізувати дебетові і кредитові обороти по синтетичних рахунках.

Використовуючи дані прикладу, який було розглянуто у пункті 4.4. даної теми (рис. 4.10.), складаємо шахову оборотну відомість по синтетичних рахунках (табл. 4.8.).

Поряд з тим у представленій у табл. 4.8. шаховій оборотній відомості можуть бути також, поряд із наведеним, зазначено залишки по рахунках на початок і кінець звітного періоду, що робить її виключно зручною в роботі бухгалтера (див. табл. 4.9).

В практиці бухгалтерського обліку трапляються помилки, які не можна виявити в оборотній відомості по синтетичних рахунках, зокрема: 1) коли господарські операції не були записані на синтетичних рахунках (пропуск записів); 2) коли операції були записані на синтетичних рахунках в рівних, але неправильних сумах; 3) коли операції були записані в правильних сумах, але неправильній кореспонденції рахунків.

Таблиця 4.8.

Шахова оборотна відомість по синтетичних рахунках, грн.

Рахунки, які дебетуються	Рахунки, які кредитуються
Основні Засоби	Виробничі Запаси	Рахунки в банках	Статутний Капітал	Нерозподілені Прибутки	Короткострокові Позики	Оборот По Дебету
Основні засоби
Виробничі запаси	3000	3000
Рахунки в банках	6400	6400
Статутний капітал
Нерозподілені Прибутки	8000	8000
Короткострокові Позики	4000	4000
Оборот по кредиту	7000	8000	6400	21400

В цьому випадку, для виявлення такого роду помилок, поряд із оборотними відомостями по синтетичних рахунках складаються оборотні відомості по аналітичних рахунках.

В свою чергу оборотні відомості по аналітичних рахунках поділяються на три види: 1) оборотні відомості, які складаються лише з використанням грошового вимірника; 2) оборотні відомості, які складаються з використанням грошового і натурального вимірників; 3) оборотні відомості по аналітичних рахунках з двостороннім сальдо.

Розглянемо спочатку на конкретному прикладі оборотні відомості по аналітичних рахунках, які складаються лише з використанням грошового вимірника.

Приклад. Початкове дебетове сальдо по субрахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами” на початок періоду складало 3700 грн., зокрема по його аналітичних рахунках: 3721 “Завгосп Петренко” – 3500 грн. та 3722 “Експедитор Степаненко” – 200 грн. На протязі періоду відбулися наступні господарські операції: 1) списано з Петренка за придбані малоцінні та швидкозношувані предмети 2800 грн.; 2) списано із Степаненка суму витрат, пов’язаних із відрядженням 200 грн.; 3) невикористані підзвітні суми Петренком було внесено до каси 600 грн.; 4) видано Степаненку готівку під звіт для поїздки у відрядження 400 грн.

Відображення зазначених господарських операцій по субрахунку 372 і по його аналітичних рахунках показано на рис. 4.11.

На підставі прикладу, який наведено на рис. 4.11, складемо оборотну відомість по аналітичних рахунках, яку представимо у вигляді табл. 4.10.

Таблиця 4.9

Шахова оборотно-сальдова відомість по синтетичних рахунках, грн.

Рахунки, які дебетуються	Сальдо початкове	Рахунки, які кредитуються	Оборот По Дебету	Сальдо кінцеве
Д	К	Основні Засоби	Виробничі Запаси	Рахунки в банках	Статутний Капітал	Нерозподілені Прибутки	Короткострокові Позики	Д	К
Основні засоби	194000	194000
Виробничі запаси	4000	3000	3000	7000
Рахунки в банках	8000	6400	6400	7400
Статутний капітал	194000	202000
Нерозподілені Прибутки	10000	8000	8000	2000
Короткострокові Позики	2000	4000	4000	4400
Оборот по кредиту	X	X	7000	8000	6400	21400	X	X
Всього	206000	206000	X	X	X	X	X	X	X	208400	208400

Рис. 4.11. Відображення господарських операцій на субрахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами” та його аналітичних рахунках.

Таблиця 4.10.

Оборотна відомість по аналітичних рахунках субрахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами”, грн.

Назва Аналітичного Рахунку	Сальдо Початкове	Оборот	Сальдо Кінцеве
Д	К	Д	К	Д	К
3721 – Завгосп Петренко	3500	–	3400	100	–
3722 – Експедитор Степаненко	200	–	400	200	400	–
Разом:	3700	–	400	3600	500	–

Як видно із табл. 4.10., вся інформація в ній відображена у грошовому вимірнику.

Поряд із тим, як уже зазначалося, є також оборотні відомості по аналітичних рахунках, які складаються з використанням грошового і натуральних вимірників. Такі відомості складаються безпосередньо по рахунках, на яких обліковуються різного роду матеріальні цінності.

Для побудови оборотної відомості по аналітичних рахунках, яка складається із залученням грошового і натуральних вимірників, скористаємося прикладом, який був розглянутий у пункті 4.5. даної теми (табл. 4.4., табл. 4.5., табл. 4.6.).

Використовуючи інформацію, яку зазначено у вказаних таблицях по аналітичних рахунках субрахунку 205 “Будівельні матеріали”, складемо відповідну оборотну відомість і представимо її за допомогою табл. 4.11.

Таблиця 4.11.

Оборотна відомість по аналітичних рахунках субрахунку 205 “Будівельні матеріали”

Назва Аналітичного Рахунку	Одиниця Виміру	С п	Обороти	С к
Кількість	Сума, Грн.	Надійшло	Вибуло	Кількість	Сума, Грн.
Кількість	Сума, Грн.	Кількість	Сума, Грн.
20501 Цегла біла	Тис. Шт.	20	10000	10	5000	22	11000	8	4000
20504 Цемент М-500 (мішок 50 кг)	Шт.	100	5000	240	12000	280	14000	60	3000
Разом	X	X	15000	X	17000	X	25000	X	7000

Третій вид оборотних відомостей по аналітичних рахунках – це відомості по аналітичних рахунках з двостороннім сальдо. Для детального відображення всіх змін, які можуть відбуватися на таких рахунках, розглянемо наступний приклад.

Приклад. На початок місяця сальдо початкове по дебету рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” складало 15000 грн., зокрема по його аналітичних рахунках: 6311 “Торговий центр” – 7000 грн., 6312 “Молокозавод” – 8000 грн. Початкове кредитове сальдо по рахунку 63 склало 12000 грн., зокрема по його аналітичних рахунках: 6315 “Нафтобаза” – 3000 грн., 6317 “Промпостач” – 9000 грн.

На протязі місяця відбулися наступні господарські операції:

1) надійшли від торгового центра основні засоби, за які було зроблено раніше передоплату – 4000 грн.; 2) проведено оплату на рахунок нафтобази за раніше поставлені паливно-мастильні матеріали (ПММ) – 3000 грн.; 3) надійшла від молокозаводу продукція – 11000 грн.; 4) проведено оплату на рахунок промпостача за поставлені ними матеріали – 5500 грн.

Відображення зазначених господарських операцій по аналітичних рахунках і в цілому по рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” показано на рис. 4.12.

Рис. 4.12. Відображення господарських операцій на рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” та його аналітичних рахунках

На підставі прикладу, який наведено на рис. 4.12. складемо оборотну відомість по аналітичних рахунках з двостороннім сальдо, яку представимо у вигляді табл. 4.12.

Треба зауважити, що підсумки оборотної відомості по аналітичних рахунках мають відповідати даним по синтетичному рахунку, до складу якого вони входять.

Таблиця 4.12.

Оборотна відомість по аналітичних рахунках рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками”, грн.

Назва аналітичного рахунку	Сальдо Початкове	Обороти	Сальдо Кінцеве
Д	К	Д	К	Д	К
6311 Торговий центр	7000	4000	3000
6312 Молокозавод	8000	11000	3000
6315 Нафтобаза	3000	3000
6317 Промпостач	9000	5500	3500
Разом:	15000	12000	8500	15000	3000	6500

Для перевірки правильності записів і підсумкових даних в оборотній відомості по аналітичних рахунках з двостороннім сальдо необхідно до кредитового кінцевого залишку додати оборот по дебету і додати початкове дебетове сальдо. Від одержаного результату відняти суму початкового кредитового залишку, а також відняти суму кредитового обороту. Отримана сума повинна дорівнювати дебетовому залишку на кінець звітного періоду:

6500 + 8500 + 15000 – 12000 – 15000 = 3000.