Зведений облік оплати праці

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК

ЧАСТИНА 2. БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ФІНАНСОВИЙ ОБЛІК

Розділ 5.

Облік праці та її оплати

5.5. Зведений облік оплати праці

Узагальнення інформації про розрахунки за виплатами працівникам, які належать як до облікового, так і до не облікового складу підприємства, – з оплаті праці (за всіма видами заробітної плати, премій, допомоги тощо), за не одержані у встановлений строк з каси підприємства суми з виплат працівникам, за іншими поточними виплатами, здійснюється на рахунку 66 “Розрахунки за виплатами працівникам”,

який має наступні субрахунки:

661 “Розрахунки за заробітною платою”;

662 “Розрахунки з депонентами”;

663 “Розрахунки за іншими виплатами”.

За кредитом рахунку 66 “Розрахунки за виплатами працівникам” відображаються нарахована працівникам підприємства основна та додаткова заробітна плата, премії, допомога по тимчасовій непрацездатності, інші належні до нарахування працівникам виплати, за дебетом – здійснення платежів за виплатами у грошовій і натуральній формі, утримання податку із доходів фізичних осіб, утримання до фондів соціального спрямування, а також

інші утримання з виплат працівникам.

Заборгованість підприємства з виплат працівникам у разі неотримання їх працівниками із каси підприємства в установлений строк відображається за дебетом субрахунків 661 “Розрахунки за заробітною платою” і 663 “Розрахунки за іншими виплатами” та кредитом субрахунку 662 “Розрахунки з депонентами”.

На субрахунку 663 “Розрахунки за іншими виплатами” ведеться облік розрахунків за виплатами, що не належать до фонду оплати праці, зокрема допомога по частковому безробіттю, допомога по тимчасовій непрацездатності.

Аналітичний облік розрахунків з персоналом ведеться за кожним працівником, видами виплат та утримань.

Наказом Міністерства статистики України № 144 від

22.05.1996 р. введені в дію з липня 1996 р. типові форми з обліку розрахунків з робітниками і службовцями по заробітній платі:

П-49 “Розрахунково-платіжна відомість”;

П-50 “Розрахункова відомість”;

П-51 “Розрахункова відомість”;

П-52 “Розрахунок заробітної плати”;

П-53 “Платіжна відомість”;

П-54 “Особовий рахунок”;

П-54а “Особовий рахунок”;

П-55 “Накопичувальна картка виробітку і заробітної плати”;

П-56 “Накопичувальна картка обліку заробітної плати”.

Для розрахунку та видачі заробітної плати і пенсії всім категоріям працюючих застосовується “Розрахунково-платіжна відомість” (форма № П-49), яка складається в одному екземплярі. Дані із відомості щомісяця накопичуються у “Особовому рахунку” кожного працівника (типова форма № П-54).

Нарахування заробітної плати проводиться на основі даних первинних документів з обліку виробітку, фактично відпрацьованого часу, доплатних листків та інших документів. Одночасно проводиться розрахунок всіх утримань із заробітної плати і визначається сума, що належить до видачі.

При спрощеній формі бухгалтерського обліку розрахунок заробітної плати (проведення нарахування заробітної плати і здійснення утримань з неї) зазначається у розділі II Відомості 3-М (див. додаток АЗ).

Для розрахунку заробітної плати і пенсії всім категоріям працюючих застосовується також “Розрахункова відомість” (форма № П-51), яка складається в одному екземплярі в бухгалтерії. Дані із відомості щомісяця накопичуються у “Особовому рахунку” кожного працівника (типова форма № П-54).

Для обліку видачі заробітної плати із каси підприємства за умов використання розрахункової відомості застосовують документ “Платіжна відомість” (форма № П-53).

На титульному листі форми вказується загальна сума виданої і депонованої заробітної плати. При необхідності в графі “Примітка” вказується номер пред’явленого документа.

При заповненні платіжної відомості після останнього запису необхідно зробити підсумковий рядок для загальної суми по відомості. Підсумкові рядки можуть бути введені також в кінці кожної сторінки.

При складанні документа за допомогою засобів обчислювальної техніки форма може друкуватись без рядків.

Типову форму документа “Платіжна відомість” наведено у зразку 5.4.

Форма П-54 “Особовий рахунок” застосовується для запису за кожний місяць протягом року всіх видів нарахувань та утримань із заробітної плати працівника на підставі первинних документів по обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу і документів на різні види оплат.

При необхідності можна у кожній графі “Особового рахунку” зробити підсумковий рядок.

На підставі даних особового рахунку складається розрахунково-платіжна відомість форми № П-49.

Форма № П-54а “Особовий рахунок” застосовується при обробці облікових даних за допомогою засобів обчислювальної техніки і вміщує тільки умовно-постійні реквізити про працівника. Дані по розрахунку заробітної плати вкладаються щомісячно в особовий рахунок у вигляді машинограми.

Для щоденного обліку об’єму робіт, виконаних бригадою або окремими робітниками, використовується “Накопичувальна картка виробітку і заробітної плати” (форма № П-55), яка складається майстром (обліковцем) в одному примірнику на підставі документів про здачу виробленої продукції або про виконання робіт. Відомість передається в бухгалтерію підприємства для нарахування заробітної плати.

На підставі відомості у відповідних службах управління підприємством визначається процент виконання норм виробітку бригадою (робочим) та інші показники, які необхідні для звітності та аналізу.

Розрахунки з працюючими по оплаті праці рекомендується вести централізовано.

Первинні документи по обліку виробітку та заробітної плати здаються для перевірки та наступних розрахунків за встановленим графіком в розрахунковий відділ бухгалтерії (обчислювальний центр, станцію або бюро).

Зразок 5.4

За роботу в першій половині місяця працюючим, як правило, видається аванс, а кінцевий результат розрахунку заробітної плати виконується при виплаті заробітної плати за другу половину місяця.

Розрахунок заробітної плати робочих з відрядною оплатою праці за весь розрахунковий період виконується на підставі первинних документів за обліком виробітку заробітної плати, доплат за надурочні години роботи, нарахування премій та ін., а також шляхом підрахунку різного роду утримань та визначення суми, яка належить видачі на руки.

Розрахунок заробітної плати робітників з почасовою оплатою праці виконується на підставі обліку фактично відпрацьованого часу, доплат за надурочні часи роботи, нарахування премій та ін., а також шляхом підрахунку іншого роду утримань та визначення суми, яка належить видачі на руки.

Розрахунки по заробітній платі з працівниками можуть виконуватися по одному з наступних варіантів:

I варіант

По розрахунково-платіжній відомості, яка одночасно використовується для видачі по ній заробітної плати, яка належить працівнику (типова форма № П-49). На невеликих підприємствах в тих випадках, коли техніка розподілення заробітної плати за виробничими розрахунками не ускладнюється, розрахунково-платіжна відомість може виписуватися в одному примірнику В інших випадках відомість виписується в двох примірниках (під копірку), причому платіжним документом є перший примірник.

Дані про аванс, який виплачується, про суми утримання податків, які обчислюються по заробітній платі, та інші утримання записуються протягом місяця у відкриту на поточний місяць розрахунково-платіжну відомість.

Для запису за кожний місяць протягом року всіх видів нарахувань та утримань із заробітної плати працівника на підставі первинних документів по обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу і документів на різні види оплат застосовується Форма П-54 “Особовий рахунок”.

II варіант

По розрахунковій відомості (типова форма № П-51) та окремій платіжній відомості (типова форма № П-53), по якій здійснюється виплата заробітної плати.

Для запису за кожний місяць протягом року всіх видів нарахувань та утримань із заробітної плати працівника на підставі первинних документів по обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу і документів на різні види оплат застосовується Форма П-54 “Особовий рахунок”.

Видача авансу за роботу в першій половині місяця при всіх варіантах здійснюється за платіжною відомістю (№ П-53).

Заробітна плата працівників підприємств на території України виплачується у грошових знаках, що мають законний обіг на території України. Виплата заробітної плати у формі боргових зобов’язань і розписок або у будь-якій іншій формі забороняється.

Заробітна плата може виплачуватися банківськими чеками у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України за погодженням з Національним банком України.

Колективним договором, як виняток, може бути передбачено часткову виплату заробітної плати натурою (за цінами не нижче собівартості) в тих галузях або за тими професіями, де така виплата, що еквівалентна за вартістю оплаті праці у грошовому виразі, є звичайною або бажаною для працівників, за винятком товарів, перелік яких встановлюється Кабінетом Міністрів України.

Заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні в строки, встановлені у колективному договорі, але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів.

У разі, коли день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, заробітна плата виплачується напередодні.

Виплата заробітної плати здійснюється за місцем роботи. Забороняється провадити виплату заробітної плати у магазинах роздрібної торгівлі, питних і розважальних закладах, за винятком тих випадків, коли заробітна плата виплачується працюючим у цих закладах особам.

За особистою письмовою згодою працівника виплата заробітної плати може здійснюватися через установи банків, поштовими переказами на вказаний ними рахунок (адресу) з обов’язковою оплатою цих послуг за рахунок власника або уповноваженого ним органу.

При кожній виплаті заробітної плати власник або уповноважений ним орган повинен повідомити працівника про такі дані, що належать до періоду, за який провадиться оплата праці:

А) загальна сума заробітної плати з розшифровкою за видами

Виплат;

Б) розміри і підстави відрахувань із заробітної плати;

В) сума заробітної плати, що належить до виплати. Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.

Відомості про оплату праці працівника надаються будь-яким органам чи особам лише у випадках, передбачених законодавством, або за згодою чи на вимогу працівника.

Зразок 5.5

Суми невиплаченої заробітної плати (за умов, коли працівник під час виплати зарплати перебуває на лікарняному, у відряджені і т. ін.) депонуються на субрахунку 662 “Розрахунки з депонентами”. При цьому касиром при закритті платіжної відомості здійснюється від руки надпис “Депоновано” у колонці “Підпис в одержанні” проти прізвища працівника, який не одержав заробітну плату, або проставляється відтиск штампу з позначкою “Депоновано”, який використовується спеціально для таких цілей.

Аналітичний облік розрахунків з депонентами здійснюється у “Книзі обліку розрахунків з депонентами” (типова форма № 8), яка відкривається у розрахунку на один календарний рік (див. зразок 5.5.). Записи у книгу прізвищ працівників, а також не отриманих ними сум здійснюється позиційним способом за результатами закриття кожної “Розрахунково-платіжної відомості”, або “Платіжної відомості” на протязі року.

Треба зауважити, що задепоновані суми не включаються до відомостей на видачу заробітної плати у наступні місяці. Для їх отримання працівнику необхідно особисто звернутися до бухгалтерії. Видача депонованої заробітної плати здійснюється лише за “Видатковим касовим ордером” (див. зразок З. З.), який виписується окремо на кожного працівника для погашення однієї або декількох заборгованостей.

За фактом отримання задепонованих сум із каси у “Книзі обліку розрахунків з депонентами” робиться відповідна відмітка про номер видаткового касового документа, а також зазначається видана сума проти того місяця року, в якому було здійснено вказану виплату.

Типову кореспонденцію бухгалтерських рахунків по обліку оплати праці наведено у таблиці 5.2.

Таблиця 5.2.

Кореспонденція бухгалтерських рахунків по обліку оплати праці

№ П/п	Зміст господарських операцій	Кореспондуючі рахунки
Дебет	Кредит
1	2	3	4
1.	Нараховано заробітну плату працівникам підприємства, які задіяні в процесі створення основних засобів	15 “Капітальні Інвестиції”	661″Розрахунки за заробітною платою”
2.	Нараховано заробітну плату працівникам основного і допоміжного виробництва	23 “Виробиицтво”	661″Розрахунки за заробітною платою”
3.	Нараховано заробітну плату працівникам за роботи, пов’язані із виправленням браку	24 “Брак у виробництві”	661 “Розрахунки за заробітною платою”
4.	Нараховано заробітну плату за роботи, що належать до витрат майбутніх періодів	39 “Витрати Майбутніх Періодів”	661 “Розрахунки за заробітною платою”
5.	Відображено нарахування працівникам премії за рахунок прибутку підприємства	443 “Прибуток, використаний у звітному періоді”	661 “Розрахунки за заробітною платою”
6.	Відображено нарахування працівникам відпускних за рахунок фонду забезпечення виплат відпусток	471 “Забезпечення виплат відпусток”	661 “Розрахунки за заробітною платою”
7.	Нараховано працівникам оплату праці за рахунок коштів, зарезервованих для проведення гарантійних ремонтів реалізованої продукції	473 “3абезпечення гарантійних зобов’язань”	661 “Розрахунки за заробітною платою”
8.	Нараховано заробітну плату за рахунок коштів цільового фінансування	48 “Цільове фінансування і цільові Надходження”	661 “Розрахунки за заробітною платою”
9.	Відшкодовано працівнику на підставі представленого лікарняного тимчасову втрату працездатності за рахунок фонду соціального страхування	652 “3а Соціальним Страхуванням”	663 “Розрахунки за іншими виплатами”
10.	Нараховано заробітну плату працівникам загально-виробничого і адміністративного призначення	91 “Загально-виробничі витрати” 92″Адміністра – тивні витрати”	661 “Розрахунки за заробітною платою”
11.	Нараховано заробітну плату працівникам, зайнятим збутом і реалізацією продукції	93 “Витрати на збут”	661 “Розрахунки за заробітною платою”
12.	Нараховано заробітну плату працівникам обслуговуючих виробництв	949 “Інші витрати Операційної Діяльності”	661 “Розрахунки за заробітною платою”
13.	Нараховано заробітну плату працівникам, пов’язаним із ліквідацією (розбиранням, демонтажом) необоротних активів	976 “Списання Необоротних Активів”	661 “Розрахунки за Заробітною Платою”
14.	Нараховано заробітну плату працівникам на роботах, пов’язаних із запобіганням та ліквідацією наслідків стихійного лиха, катастрофи та аварії	993 “Інші Надзвичайні Витрати”	661 “Розрахунки за заробітною платою”
15.	Виплачено із каси заробітну плату	661 “Розрахунки за заробітною платою”	30″Каса”
16.	Перераховано кошти із розрахункового рахунку підприємства на особові рахунки працівників в установах банків	661 “Розрахунки за заробітною платою”	31 “Рахунки в банках”
17.	Відображено утримання із заробітної плати заборгованості за підзвітними сумами	661 “Розрахунки за заробітною платою”	372 “Розрахунки з підзвітними особами”
18.	Утримано із заробітної плати суми завданих підприємству збитків псуванням товарно-матеріальних цінностей	661 “Розрахунки за заробітною платою”	375 “Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків”
19.	Відображено утримання із заробітної плати працівників в рахунок погашення отриманої позики на індивідуальні потреби	661 “Розрахунки за заробітною платою”	377 “Розрахунки з іншими дебіторами”
20.	Проведено утримання із заробітної плати профспілкових внесків	661 “Розрахунки за заробітною платою”	377 “Розрахунки з іншими дебіторами”
21.	Утримано із заробітної плати працівника суми в рахунок погашення придбання акцій даного підприємства	661 “Розрахунки за заробітною платою”	46 “Неоплачений Капітал”
22.	Відображено утриманні із заробітної плати суми прибуткового податку	661 “Розрахунки за заробітною платою”	64 “Розрахунки за податками й платежами”
23.	Віднесено для перерахування до бюджету неотриманні депоновані суми після закінчення строку позовної давності	662 “Розрахунки з депонентами”	64 “Розрахунки за податками й платежами”
24.	Відображено утримання із заробітної плати збору до пенсійного фонду	661″Розрахунки за заробітною платою”	651 “За пенсійним забезпеченням”
25.	Відображено утримання із заробітної плати збору до фонду соціального страхування	661 “Розрахунки за заробітною платою”	652 “3а соціальним страхуванням”
26.	Відображено утримання із заробітної плати збору до фонду зайнятості	661 “Розрахунки за заробітною платою”	653 “За страхуванням на випадок безробіття”
27.	Відображено утримання із заробітної плати працівника сум, передбачених згідно договору індивідуального страхування, заключеного ним із страховою компанією	661″Розрахунки за заробітною платою”	654 “3а Індивідуальним Страхуванням”
28.	Відображено утримання із заробітної плати сум за виконавчими документами	661 “Розрахунки за заробітною платою”	658 “Розрахунки з іншими кредиторами”
29.	Неотримані суми заробітної плати віднесено на депоненти	661″Розрахунки за заробітною платою”	662 “Розрахунки з депонентами”

Нормативно-правовим документом, який встановлює державні гарантії права на відпустки, визначає умови, тривалість і порядок надання їх працівникам для відновлення працездатності, зміцнення здоров’я, а також для виховання дітей, задоволення власних життєво важливих потреб та інтересів, всебічного розвитку особи виступає Закон України “Про відпустки” № 504/96 – ВР від 15.11.1996 року.

Тривалість відпусток незалежно від режимів та графіків роботи розраховується в календарних днях.

Святкові та неробочі дні при визначенні тривалості щорічних відпусток та додаткової відпустки працівникам не враховуються.

Нормативним документом, на підставі якого здійснюється обчислення середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв’язку з навчанням, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, або виплати їм компенсації за невикористані відпустки; надання працівникам творчої відпустки; виконання працівниками державних і громадських обов’язків у робочий час; переведення працівників на іншу легшу нижче оплачувану роботу за станом здоров’я; переведення вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років, на іншу легшу роботу; надання жінкам додаткових перерв для годування дитини; виплати вихідної допомоги; службових відряджень; вимушеного прогулу; направлення працівників на обстеження до медичних закладів; звільнення працівників-донорів від роботи; залучення працівників до виконання військових обов’язків; тимчасового переведення працівника у разі виробничої потреби на іншу нижче оплачувану роботу; інших випадках, коли згідно з чинним законодавством виплати провадяться, виходячи із середньої заробітної плати, є постанова Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 р. №100 “Порядок обчислення середньої заробітної плати”.

Чинність даної постанови поширюється на підприємства, установи і організації усіх форм власності.

Правила обчислення середньої заробітної плати (доходу) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням на випадок безробіття, у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням і від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності (далі – страхові виплати) у разі настання страхового випадку, а також оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів підприємства, установи, організації чи фізичної особи, яка використовує працю найманих працівників визначено “Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням”, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2001 р. № 1266.

Порядок поширюється на підприємства, установи та організації незалежно від організаційно-правових форм і форм власності та на фізичних осіб, які використовують працю найманих працівників (далі – роботодавці).

Треба зауважити, що допомога по тимчасовій непрацездатності обраховується, виходячи із загального трудового стажу працівника і складає:

– 100 відсотків середньої заробітної плати за умови, якщо загальний трудовий стаж працівника 8 і більше років;

– 80 відсотків середньої заробітної плати за умови, якщо загальний трудовий стаж працівника – від5 до 8 років;

– 60 відсотків середньої заробітної плати за умови, якщо загальний трудовий стаж працівника – менше 5 років.

Синтетичний облік оплати праці здійснюється при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку у журналі-ордері № 5, в якому зазначається нарахована заробітна плата як у цілому, так і в розрізі окремих об’єктів витрат на підприємстві. Виплата заробітної плати знаходить своє відображення у журналі-ордері № 1. При спрощеній формі бухгалтерського обліку як синтетичний, так і аналітичний облік розрахунків по оплаті праці здійснюється у розділі II Відомості 3-М (див. дод. А 3).

Методологічні засади формування у бухгалтерському обліку інформації про виплати працівникам (поточні виплати працівникам, виплати при звільненні, виплати по закінченні трудової діяльності, виплати працівникам інструментами власного капіталу, інші довгострокові виплати працівникам) та її розкриття у фінансовій звітності визначені Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 26 “Виплати працівникам”, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 28.10.2003 р. №601.

Для складання статистичної звітності з праці всіма господарюючими суб’єктами незалежно від форм власності Наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. №5 затверджена “Інструкція зі статистики заробітної плати”. Зазначена інструкція наводить перелік виплат, які включаються до конкретної складової фонду оплати праці, а також виплат, які до нього не входять і показуються у звітах з праці окремо.