Документ як основний вид офіційно-ділового стилю. Вимоги до документа. Реквізит як елемент документа. Поділ документів за структурними ознаками

Тема 2. Особливості української орфографії у професійному мовленні та її значення для правильного оформлення ділових паперів

7. Документ як основний вид офіційно-ділового стилю. Вимоги до документа. Реквізит як елемент документа. Поділ документів за структурними ознаками

При творенні чоловічих імен по батькові вживаються суфікси – – ович, – йович: Русланович, Сергійович.

При творенні жіночих імен по батькові вживається суфікс – івн(а), після голосних – ївн(а):

Юрій+івна=Юріївна

Іван+івна=Іванівна

Юрій+ович=Юрійович

Іван+ович=Іванович

Деякі

з імен по батькові слід запам’ятати.

Григорій – Григорович – Григорівна

Ілля – Ілліч – Іллівна

Сава – Савич – Савівна

Яків – Якович – Яківна (-лівна)

Лука – Лукич – Луківна

До складних випадків відмінювання належать чоловічі прізвища типу: Іваньо, Руньо, Барзьо, Маньо. Н.: Пильо – Пиля – Пильові (Пилю), Пиля – Пилем, при Пилеві (Пилю, Пилі).

Жіночі прізвища на о, – й, – ко, – ло та приголосний не відмінюються: Пансо Тетяна, Галина Чубач, Ліна Костенко, Нечитайло Діана. Завжди незмінними є жіночі

прізвища, утворені від назв народів: Русин, Турчин, Угрин.

Окрему групу становлять прізвища “спільного” роду. Це укр.. прізвища на – а типу: Білобаба, Лагола, Діброва. Рід їх визначається синтаксично, залежно від того, особі якої статі даються ці прізвища.

При звертанні до особи вживається кличний відмінок (Григорію, колего). В усному мовленні перевага, як правило, віддається кличному відмінку. Іменники-звертання, вжиті в кличному відмінку, сприймаються як вираз поваги. В офіційному листуванні вживають форму кличного відмінка: Шановний Вікторе Васильовичу, Шановний Леоніде Васильовичу.

При звертанні до старшої за віком або офіційної особи її ім’я та по батькові вживається й у формі називного відмінка (Наталія Володимирівна), і в кличному відмінку (Наталіє Володимирівно). Перша з форм несе відтінок офіційності, друга – ознаку приязні. Не вживаються поєднання Лідо Іванівна чи Лідо Іванівно, Кость Михайлович чи Костю Михайловичу. Треба: Лідія Іванівна чи Лідіє Петрівно.

Основним видом текстів у офіційно-діловому стилі є документи. Вони класифікуються за формою донесення до адресатів і за жанрами підстилів – законодавчого, дипломатичного й адміністративно-управлінського. Слово документ (від лат. повчальний приклад, взірець, доказ) у сучасній мові має такі значення: 1) діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь; 2) письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу; 3) письмовий твір, грамота і т. ін. як свідчення про щось історичне, важливе.

За формою донесення до адресатів виділяють документи, що повинні мати письмове підкріплення (квитанції, накладні) де переважає цифрова інформація і які мають призначення доказовості.

Тексти інших жанрів фіксуються на письмі, та розраховані на усне оголошення на зборах, прес-конференціях: заяви, рішення, ухвали, оголошення.

За призначенням документи є директивні (орієнтир кому адресуються), нормативні (правила поведінки осіб, колективу).

За рівнем стандартизації виділяють документи з низьким рівнем стандартизації та високим.

Види документів

Документ – основний вид ділового мовлення, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність, оформлений у встановленому порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Оформляють їх на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширеніші текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним або друкарським способом.

1. Критерії класифікації документів.

2. Документи, що обслуговують наукову та професійну діяльність особи.

Документальну інформацію, що циркулює на підприємстві, групують за окремими ознаками однорідності. Так, за формою документи бувають текстові (рукописи, бланки, журнали, книги і т. п.), графічні (креслення, схеми, графіки, карти), аудіовізуальні (звукозаписи, діапозитиви тощо), фотодокументи, кінодокументи та ін.

У свою чергу, текстові документи поділяють на загальні, стандартні і типові. Загальними є документи, якими оформляють різні дії відносини (накази, прохання, вимоги). Документи, оформлення яких передбачено в певній послідовності і за суворо обов’язковими правилами, називаються стандартними (доручення, свідоцтво про народження. бланки планових документів тощо). Якщо для документа суворо визначені не тільки форма, а й зміст, такий документ називається типовим (наприклад, типовий договір).

Документи бувають терміновими і нетерміновими. Термінові документи визначають дату виконання або дій. До них належать посвідчення про відрядження, доручення, документи з відміткою “терміново”, “дуже терміново”, а також телеграми і телефонограми.

За видами виділяють 7 груп документів:

1) інформаційні документи і документи колегіальних органів управління:

А) службові листи, службові телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні та службові записки;

Б) протоколи, стенограми;

2) організаційно-розпорядчі (адміністративні або ділові) – застосовуються в процесі здійснення організаційно-розпорядчих функцій управління:

А) організаційні – статути, положення, інструкції, правила внутрішнього розпорядку, загальний алгоритм управління та ін.;

Б) розпорядчі – рішення, розпорядження, накази, постанови, ухвали;

3) обліково-фінансові документи – оформлення відкриття розрахунків у банку, заяви, зобов’язання, відмови від акцепту, акти, трудові угоди, доручення;

4) документи з особового складу кадрів – документи про прийняття на роботу, підготовку і перепідготовку персоналу у зв’язку з розвитком виробництва: заяви про прийом на роботу, характеристики, накази по особовому складу, документи-контракти;

5) документи з господарсько-договірної діяльності – договори на поставки, підряди, про майнову відповідальність матеріально-відповідальних осіб, господарські договори в науковій діяльності, у взаємовідносинах підприємств і банку, в попередній діяльності по створенню нових форм господарювання;

6) документи з господарсько-протекційної діяльності – протоколи розбіжностей до угод, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви;

7) документи з зовнішньоекономічної діяльності – документи з організації зовнішньоекономічних зв’язків, документи щодо створення спільних зв’язків, документи по створенню спеціальних підприємств.

Розрізняють також документи за походженням – офіційні, особисті; за місцем виконання – внутрішні, зовнішні; за змістом – прості, складні; за видом діяльності – адміністративні, трудові; розрахункові – фінансові, постачальницькі.

Управлінська документація включає такі підсистеми: планову, бухгалтерську, матеріально-технічного постачання, організаційно-розпорядчу, службову, інформаційну, з особистого складу. Кожна підсистема включає певні види документів:

А) із загальних і адміністративних питань: накази і рішення вищестоящого органу про утворення підприємства, листи, запити, телеграми, накази з особистого складу та ін.;

Б) з оформлення майна і засобів підприємства – листи-подання вищому органу про встановлення розміру (нормативу) власних оборотних засобів підприємства, листи-рішення вищої організації про вилучення у підприємства зайвих оборотних коштів тощо;

В) з питань виробничо-фінансової діяльності підприємства – наказ про організацію роботи відділу (служби), про використання засобів транспорту, документів, якими оформляють роботу винахідників і раціоналізаторів підприємства і т. ін.;

Г) з оформлення прав підприємства в галузі планування, капітального будівництва і капітального ремонту, зовнішньоекономічної діяльності, постачання, збуту і т. ін.;

Д) з питань управління, організації і ліквідації підприємства – накази про призначення і зміну керівництва підприємства, положення про структурні підрозділи. Документи щодо особового складу

Класифікація документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:

За найменуванням / Заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол та інші.

За походженням / Службові(створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) та особисті(створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності).

За місцем виникнення / внутрішні(мають чинність лише всередині певної організації) та зовнішні( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями).

За призначенням / щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, організаційні, розпорядчі, господарсько-договірні.

За напрямом / вхідні та вихідні.

За формою / стандартні та індивідуальні.

За терміном виконання / Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

За ступенем гласності / для загального користування, службового використання, таємні, цілком таємні.

За стадіями створення / Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Має підпис та при потребі печатку та штамп. Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою “копія”.

За складністю / прості та складні.

За терміном зберігання / тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання.

За технікою відтворення / рукописні, відтворенні механічним способом.

За носієм інформації / на папері, диску, фотоплівці, дискеті, магнітній стрічці.

Відповідно до змісту документа, зокрема відношення інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:

I. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.

2. За змістом і спеціалізацією:

– загальні;

– з адміністративних питань;

– з питань планування оперативної діяльності;

– з питань підготовки та розподілу кадрів;

– спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, – постачально-збутові, зовнішньоторговельні тощо.

3. За призначенням:

– щодо особового складу;

– організаційно-розпорядчі;

– кадрово-контрактові;

– довідково-інформаційні;

– господарсько-договірні;

– обліково-фінансові.

4. За походженням:

– службові (офіційні) – укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань;

– особисті (приватні) – укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань.

5. За місцем укладення:

– внутрішні – мають чинність у межах установи, де їх укладено;

– зовнішні – виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

6. За напрямком (спрямуванням):

– вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми);

– вихідні (адресовані за межі установи).

7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:

– стандартні, типові – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);

– нестандартні, нерегламентовані – в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);

– індивідуальні – укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).

8. За ступенем складності:

– прості (односкладові) – відображають одне питання, факт;

– складні – відображають два й більше питань, фактів.

9. За стадіями відтворення:

– оригінали;

– копії, витяги, дублікати.

10. За терміном виконання:

– звичайні безстрокові (нетермінові) – виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;

– термінові – укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо;

– дуже термінові – зі спеціальною позначкою терміну виконання.

11. За ступенем секретності (гласності):

– звичайні (несекретні) – для загального користування;

– для службового користування (ДСК);

– таємні (Т);

– цілком таємні (ЦТ).

12. За юридичною силою:

– справжні – чинні, нечинні;

– підробні – фальсифікати.

13. За технікою відтворення:

– рукописні;

– відтворені за допомогою технічних засобів.

14. За терміном зберігання:

– тимчасового зберігання (до 10 років);

– тривалого зберігання (понад 10 років);

– постійного зберігання.

Документи поділяються за призначенням та найменуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції.